Die italienische Gehaltsabrechnung lesen: die wichtigsten Positionen erklärt

Die Gehaltsabrechnung (busta paga oder cedolino) ist das meistgelesene und am wenigsten verstandene Dokument des Arbeitsverhältnisses: viele Abkürzungen, viele Zahlen und eine Endzahl, die alle interessiert, der Nettolohn. Wer sie lesen kann, kann sie prüfen, und das Unternehmen kann Fragen beantworten, bevor sie zu Fehlern werden, die korrigiert werden müssen. Hier steht, was sie enthalten muss und wie ihre Abschnitte aufgebaut sind.

Was sie gesetzlich enthalten muss

Artikel 1 des Gesetzes 4/1953 verpflichtet Arbeitgeber, Mitarbeitenden bei der Lohnzahlung eine Lohnaufstellung (prospetto paga) auszuhändigen; leitende Angestellte (dirigenti) sind ausgenommen. Sie muss enthalten:

• Vor- und Nachname sowie die berufliche Einstufung des Mitarbeitenden;
• den Zeitraum, auf den sich die Vergütung bezieht;
• Familienzulagen und alle übrigen Bestandteile der Vergütung;
• die einzelnen Abzüge, getrennt ausgewiesen;
• den angewandten Tarifvertrag (CCNL, nationaler Tarifvertrag, contratto collettivo nazionale di lavoro), erkennbar am einheitlichen alphanumerischen Code nach Art. 16-quater des Gesetzesdekrets D.L. 76/2020;
• die Unterschrift, das Kürzel oder den Stempel des Arbeitgebers oder dessen, der für ihn handelt.

Das Gesetz spricht von „aushändigen“ und verlangt kein Papier: Deshalb kann die Gehaltsabrechnung auch digital sein, wie unser Leitfaden zu digitalen Gehaltsabrechnungen erklärt. Der Arbeitgeber erfüllt seine Pflicht auch, indem er eine Kopie der Einträge im Libro Unico del Lavoro aushändigt (das LUL, einheitliches Arbeitsbuch; Art. 39, Abs. 5, D.L. 112/2008). Das LUL muss ab dem letzten Eintrag fünf Jahre aufbewahrt werden (Ministerialdekret vom 9. Juli 2008, Art. 6), und der Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro) kann es im Auftrag des Arbeitgebers führen. Mitarbeitenden ist dennoch zu raten, ihre eigenen Gehaltsabrechnungen aufzubewahren.

Die Abschnitte einer Gehaltsabrechnung

Das Layout ändert sich von Lohnsoftware zu Lohnsoftware, die Teile sind aber immer dieselben.

1. Personen- und Beschäftigungsdaten. Unternehmen, Mitarbeitende, Steuernummer, Eintrittsdatum, berufliche Einstufung, Lohngruppe und anwendbarer CCNL. Prüfen Sie sie: Eine falsche Lohngruppe verändert die gesamte Vergütung.

2. Vergütungsbestandteile (competenze). Dieser Teil führt zum Bruttolohn. Die Positionen hängen vom CCNL und vom Einzelvertrag ab:

• Grundlohn (paga base, oder minimo tabellare): die Hauptposition in den Tabellen des Tarifvertrags.
• Contingenza und EDR: Contingenza ist die Position, die mit der früheren scala mobile entstand, der automatischen Anpassung der Löhne an die Lebenshaltungskosten, die 1992 abgeschafft wurde. Heute erscheint sie in vielen Verträgen als „ex contingenza“ oder ist im Mindestlohn aufgegangen. EDR (elemento distinto della retribuzione, „gesondertes Entgeltelement“) ist eine feste, in Tarifverträgen vorgesehene Position, getrennt vom Grundlohn. Ob sie getrennt ausgewiesen werden, hängt vom CCNL ab.
• Dienstalterszulagen (scatti di anzianità): Erhöhungen, die an die Dienstjahre gekoppelt sind, mit Häufigkeit und Beträgen nach dem CCNL.
• Superminimo: der Teil der Vergütung über den Mindestwerten des Tarifvertrags, individuell vereinbart. Er kann durch künftige Erhöhungen aufgesogen werden, sofern die Parteien nichts anderes vereinbart haben oder der Tarifvertrag es nicht so vorsieht.
• Zulagen und Überstunden: vom CCNL für besondere Arbeitsbedingungen vorgesehene Positionen sowie Mehrstunden, die mit den Zuschlägen des Vertrags vergütet werden. Zur Berechnung siehe Stundenlohn und Stundendivisor und Überstunden-Regeln.

3. Anwesenheit und Guthaben. Viele Gehaltsabrechnungen weisen geleistete Stunden und Tage, Abwesenheiten sowie angesammelten, genommenen und verbleibenden Urlaub, Freistellungen und ROL aus. Das oben zitierte Gesetz verlangt sie nicht, aber sie sind nützlich: Vergleichen Sie sie mit Ihren eigenen Aufzeichnungen. Was dahintersteckt, lesen Sie unter Urlaub und Abwesenheiten und ROL und ex festività (ROL, riduzione orario di lavoro, Arbeitszeitverkürzung; ex festività, frühere Feiertage).

4. Beiträge und Steuer.

• Vom Mitarbeitenden zu tragende INPS-Beiträge: Der Arbeitgeber haftet für die Zahlung des gesamten Beitrags, einschließlich des Arbeitnehmeranteils, und behält diesen Anteil vom Lohn ein (Gesetz 218/1952, Art. 19). Sie werden auf der Sozialversicherungsgrundlage (imponibile previdenziale) berechnet, also auf der beitragspflichtigen Vergütung (Gesetz 153/1969, Art. 12). INPS ist die italienische Sozialversicherung.
• Steuerliche Bemessungsgrundlage (imponibile fiscale): der Betrag, auf dem die IRPEF, die italienische Einkommensteuer, berechnet wird. In der Regel ergibt sie sich nach Abzug der obligatorischen Sozialversicherungsbeiträge (TUIR, Art. 51, Abs. 2, Buchst. a).
• IRPEF, Zuschläge und Steuerabzüge: Der Arbeitgeber handelt als Steuerabzugsverpflichteter (sostituto d’imposta): Er behält die IRPEF sowie die regionalen und kommunalen Zuschläge ein und wendet die Steuerabzugsbeträge (detrazioni) in der Gehaltsabrechnung an. Zum Jahresende, normalerweise bis Februar, vergleicht der Jahresausgleich (conguaglio) die einbehaltene mit der geschuldeten Steuer.

Sätze, Stufen und Beträge ändern sich: Aktuelle Daten finden Sie auf inps.it und agenziaentrate.gov.it.

5. Nettolohn. Die Summe der Vergütungsbestandteile abzüglich der Abzüge: der Betrag, der nachverfolgbar zu zahlen ist.

6. TFR und Rückstellungen. Die Rückstellung des TFR (trattamento di fine rapporto, Abfindung bei Vertragsende) für das Jahr und das angesammelte 13. und 14. Monatsgehalt (tredicesima und quattordicesima) erscheinen oft auf der Gehaltsabrechnung oder in ihren laufenden Summen. Siehe TFR und 13. und 14. Monatsgehalt.

Beispiel: die Stunden prüfen

Ein anschauliches Beispiel mit erfundenen Zahlen für einen Monat: Vergleichen Sie den Stundenzettel mit der Gehaltsabrechnung.

Position	Stundenzettel	Gehaltsabrechnung	Ergebnis
Geleistete Normalstunden	152	152	in Ordnung
Genommener Urlaub	16 Stunden	16 Stunden	in Ordnung
Überstunden	4 Stunden	0 Stunden	nachfragen

Stimmt eine Zahl nicht, sagen Sie es dem Lohn- und Arbeitsberater: Oft wird es im Folgemonat korrigiert.

Häufige Fehler

1. Nur auf den Nettolohn schauen. Eine falsche Lohngruppe oder falsche Stunden zeigen sich in den Vergütungsbestandteilen.
2. Annehmen, dass die Positionen für alle gleich sind. Contingenza, EDR und Dienstalterszulagen hängen vom CCNL ab.
3. Sozialversicherungsgrundlage und steuerliche Bemessungsgrundlage verwechseln. Es sind zwei verschiedene Grundlagen.
4. Urlaubs- und Freistellungsguthaben nicht mit den eigenen Aufzeichnungen vergleichen.
5. Fehler zu spät melden. Je früher sie gemeldet werden, desto weniger Aufwand kostet die Korrektur.

So geht es mit Chrono Desk

Die Gehaltsabrechnungen erstellt Ihr Lohn- und Arbeitsberater. Mit Chrono Desk lädt er sie als PDF hoch, und jeder Mitarbeitende erhält eine E-Mail und lädt seine eigene herunter, auch ältere, während Sie sehen, wer seine schon heruntergeladen hat. Gehaltsabrechnungen sind nur für die Mitarbeitenden selbst, die Administratoren und den Berater sichtbar, nicht für Teamleiter.

Zur Kontrolle von Stunden und Abwesenheiten zeigt der Bericht geleistete Stunden, Tage und Abwesenheiten nach Zeitraum und Mitarbeitendem, mit CSV-Export; unter Urlaub und Abwesenheiten sieht jeder Mitarbeitende Anspruch, Genommenes und Verbleibendes. Die Gehälter werden dann vom RoxPay-Konto des Unternehmens gezahlt.

Um es mit den Daten Ihres Unternehmens zu sehen, fordern Sie eine Demo an.

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Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt weder die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater noch die Regeln des geltenden Tarifvertrags.