Digitale Gehaltsabrechnungen und nachvollziehbare Gehälter in Italien: Was Arbeitgeber wissen müssen

Jeden Monat passiert in jedem Unternehmen dasselbe: Der Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro) erstellt die Gehaltsabrechnungen, jemand verteilt sie, und danach werden die Gehälter gezahlt. Einfache Schritte, aber mit genauen Regeln. Hier erfahren Sie, welche das sind und wie Sie den Ablauf schneller und sicherer machen.

Gehaltsabrechnungen sind Pflicht

Das italienische Gesetz 4/1953 verpflichtet Arbeitgeber, den Arbeitnehmern bei der Lohnzahlung eine Entgeltaufstellung (prospetto paga), also die Gehaltsabrechnung, auszuhändigen. Sie muss unter anderem die Angaben zum Arbeitnehmer, den Zeitraum, die Vergütungsbestandteile und die Abzüge enthalten.

Seit 2008 ist die Gehaltsabrechnung mit dem Libro Unico del Lavoro (LUL) verknüpft, dem einheitlichen Arbeitsbuch Italiens (Art. 39 des Gesetzesdekrets 112/2008): Die Gehaltsabrechnung, die ein Mitarbeitender erhält, ist oft schlicht sein Auszug aus dem LUL.

Dürfen Gehaltsabrechnungen als PDF zugestellt werden?

Ja. Das Gesetz verlangt kein Papier: Gehaltsabrechnungen dürfen elektronisch zugestellt werden, solange der Mitarbeitende sie tatsächlich erhält und sie speichern und ausdrucken kann. Es ist gute Praxis, den Mitarbeitenden mitzuteilen, wie die Gehaltsabrechnungen zugestellt werden, und nachweisen zu können, dass dies geschehen ist.

Die Art der Zustellung ist allerdings wichtig:

• Eine E-Mail pro Mitarbeitenden, von Hand weitergeleitet, ist langsam und fehleranfällig: Ein falscher Empfänger, und die persönlichen Daten und Gehaltsdaten einer Person gelangen an die falsche Person.
• Ein gemeinsamer Ordner birgt das Risiko, dass alle Zugriff auf jede Gehaltsabrechnung haben.
• Eine Plattform, auf der jede Person nur ihre eigene Gehaltsabrechnung sieht und eine Benachrichtigung erhält, sobald sie bereit ist, löst beides und protokolliert, wer sie heruntergeladen hat.

Gehaltsabrechnungen enthalten personenbezogene Daten, die durch die DSGVO geschützt sind: Nur der betroffene Mitarbeitende und diejenigen, die die Lohnabrechnung bearbeiten, sollten sie sehen.

Gehälter müssen nachvollziehbar gezahlt werden

Seit dem 1. Juli 2018 (Gesetz 205/2017, Art. 1 Abs. 910‑914) ist die Barzahlung von Gehältern verboten. Löhne und Vorschüsse müssen auf einem dieser Wege gezahlt werden:

• Banküberweisung auf das Konto des Arbeitnehmers;
• elektronische Zahlungsmittel;
• Barauszahlung am Schalter einer Bank oder Post, wenn der Arbeitgeber dort ein Tresoreriekonto mit Zahlungsmandat unterhält;
• Scheck, der dem Arbeitnehmer (oder einem Bevollmächtigten, wenn er ihn nicht selbst abholen kann) ausgehändigt wird.

Das Verbot gilt für alle Arbeitsverhältnisse, unabhängig von Dauer oder Vertragsart, sowie für koordinierte freie Mitarbeit (co.co.co.) und für Genossenschaftsmitglieder, die als Arbeitnehmer tätig sind. Zu den Ausnahmen zählen die öffentliche Verwaltung und die Arbeit im Privathaushalt.

Eine Barzahlung kann eine Geldbuße von 1.000 € bis 5.000 € nach sich ziehen. Und beachten Sie: Die Unterschrift des Arbeitnehmers auf der Gehaltsabrechnung beweist die Zahlung nicht. Die nachvollziehbare Zahlung ist ebenso wichtig wie die Gehaltsabrechnung selbst.

Das Problem mit einer Überweisung pro Mitarbeitenden

Viele kleine Unternehmen zahlen die Gehälter mit einer Überweisung pro Mitarbeitenden über das Online-Banking. Das bedeutet jeden Monat: Nettobeträge aus den Gehaltsabrechnungen abschreiben, jede IBAN doppelt prüfen, für jede Überweisung einen Verwendungszweck eintippen und hoffen, dass niemand vergessen wurde. Bei zehn Mitarbeitenden ist das ein halber Vormittag, und ein Tippfehler bei einem Betrag oder einer IBAN kann teuer werden.

Ein einfacherer Ablauf

Der ideale Prozess besteht aus wenigen klaren Schritten:

1. der Lohn- und Arbeitsberater lädt die Gehaltsabrechnungen direkt hoch, ohne den Umweg über das Postfach des Unternehmens;
2. jeder Mitarbeitende erhält eine Benachrichtigung und lädt nur seine eigene Gehaltsabrechnung herunter;
3. Administratoren sehen, wer seine heruntergeladen hat;
4. die Gehälter werden gemeinsam in einer einzigen Sammelzahlung mit Beträgen und Verwendungszweck gezahlt, und das Geld fließt erst nach einer Freigabe.

So macht es Chrono Desk

Chrono Desk folgt genau diesem Ablauf:

• der Lohn- und Arbeitsberater hat eine eigene Rolle und lädt die Gehaltsabrechnungen als PDF hoch;
• jeder Mitarbeitende erhält automatisch eine E-Mail und lädt seine eigene Gehaltsabrechnung herunter; die PDFs bleiben geschützt, so, wie sie von der Lohnabrechnung kommen, und werden mit der Steuernummer (codice fiscale) des Mitarbeitenden geöffnet;
• Sie sehen den Status jeder Gehaltsabrechnung: hochgeladen oder vom Mitarbeitenden heruntergeladen;
• Sie geben die Beträge des Monats ein und zahlen jedes Gehalt vom RoxPay-Konto des Unternehmens in einer Sammelzahlung; das Geld fließt erst nach der Freigabe in RoxPay, und alles ist nachvollziehbar;
• das Gehalt wird im RoxPay-Wallet des Mitarbeitenden gutgeschrieben und auf Wunsch automatisch an sein Bankkonto weitergeleitet.

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Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt nicht die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater.