Zeiterfassung in Gastronomie und Hotels: Schichten, Feiertage, Überstunden

Restaurants, Bars und Hotels haben die am schwierigsten zu erfassenden Arbeitszeiten: geteilte Dienste zwischen Mittag- und Abendessen, Wochenenden und Feiertage, an denen immer gearbeitet wird, Saisonkräfte, spätes Schließen, gefolgt von frühem Öffnen. Dennoch gelten dieselben Regeln wie für alle anderen: Anders ist nur, wie leicht dabei Fehler passieren.

Warum diese Branche anders ist

• Geteilte Dienste: zwei Zeitfenster an einem Tag, zum Beispiel 11:00–15:00 und 18:00–23:00 Uhr.
• Feiertage und Wochenenden: die am stärksten ausgelasteten Tage, für die der CCNL (nationaler Tarifvertrag, contratto collettivo nazionale di lavoro) eine besondere Behandlung vorsieht.
• Nachtarbeit in Hotels und Abendbetrieben.
• Saisonkräfte und Aushilfen: kurze Verträge, viele Ein- und Austritte.
• Wechselnde Arbeitszeiten von Woche zu Woche, je nach Reservierungen.

Der einschlägige Tarifvertrag ist maßgebend: Zuschläge, Ersatzruhezeiten und Regeln zur Arbeitszeit stehen in Ihrem CCNL, nicht im allgemeinen Gesetz.

Regeln, die Sie nicht vergessen sollten

Die Grenzen des gesetzesvertretenden Dekrets (D.Lgs.) 66/2003 gelten auch hier:

• 11 Stunden Ruhezeit innerhalb von 24 Stunden: der typische Fall: Wer um Mitternacht schließt, öffnet um 8 Uhr wieder;
• wöchentliche Ruhezeit von 24 Stunden alle 7 Tage;
• eine Pause, wenn die Schicht länger als 6 Stunden dauert;
• durchschnittlich 48 Stunden pro Woche, Überstunden eingerechnet.

Zu den Überstunden finden Sie Grenzen und Zuschläge im Leitfaden So funktionieren Überstunden. Zu den Schichten lesen Sie auch So planen Sie Schichten.

Was Sie jeden Tag erfassen sollten

1. Beginn und Ende jedes Zeitfensters, einschließlich der Pausen zwischen den Zeitfenstern.
2. Die Art des Tages: Werktag, Feiertag, Nacht, damit der Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro) die richtigen Zuschläge anwenden kann.
3. Abwesenheiten und ihre Art: Urlaub, Freistellung, Krankheit.
4. Notizen zu Ausnahmen: eine private Feier, die länger dauerte, eine Vertretung.

Wenn Sie alles am Monatsende aus dem Gedächtnis erfassen, sind Fehler in dieser Branche so gut wie sicher.

Häufige Fehler

• Geteilte Dienste als ein einziger Block erfasst, wobei die Pause als Arbeitszeit zählt.
• Feiertage nicht gekennzeichnet, sodass sie ohne den fälligen Zuschlag bezahlt werden.
• Saisonkräfte ohne erfasste Stunden, weil „sie ja nur kurz da sind“.
• Keine Kontrolle der Ruhezeit zwischen Schließen und Öffnen.

So macht es Chrono Desk

Mit Chrono Desk:

• der individuelle Arbeitszeitplan jedes Mitarbeitenden erlaubt mehrere Zeitfenster an einem Tag, ideal für geteilte Dienste;
• jede Schicht hat eine Notiz, um die Ausnahme zu erklären;
• Feiertage werden im Firmenkalender festgelegt, und Abwesenheiten stehen am selben Ort wie die Stunden;
• die Erfassung funktioniert per Smartphone, ohne etwas zu installieren, auch für Personen im Service oder in der Küche;
• der Lohn- und Arbeitsberater lädt die Berichte als CSV nach Zeitraum und Mitarbeitenden herunter.

Möchten Sie sehen, wie es für Ihren Betrieb funktioniert? Fordern Sie eine Demo an.

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Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt weder die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater noch die Regeln Ihres Tarifvertrags.