Mitarbeitende in Italien einstellen: die Checkliste

Eine Einstellung zieht eine lange Aufgabenliste nach sich: Manches schreibt das Gesetz vor, anderes ist schlicht gesunder Menschenverstand. Wer einen Punkt übersieht, riskiert hohe Kosten, vor allem wenn eine Frist läuft. Hier finden Sie eine Checkliste in chronologischer Reihenfolge, damit nichts untergeht.

Vor dem ersten Arbeitstag

1. Pflichtmeldung der Einstellung (UniLav). Sie muss elektronisch spätestens am Vortag des Beschäftigungsbeginns erfolgen. In der Regel übernimmt das der Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro): Bitten Sie ihn, die Meldung rechtzeitig zu versenden.
2. Vertrag und CCNL. Legen Sie Vertragsart, Einstufung, Aufgaben, Wochenarbeitszeit und den anwendbaren CCNL (nationaler Tarifvertrag, contratto collettivo nazionale di lavoro) fest.
3. Informationen zum Arbeitsverhältnis. Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitenden die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen (gesetzesvertretende Dekrete D.Lgs. 152/1997, geändert durch D.Lgs. 104/2022) zu Arbeitszeit, Vergütung, Probezeit usw. mitteilen, bei einigen Punkten innerhalb sehr kurzer Fristen: Fragen Sie Ihren Berater, welche das sind.
4. Einzuholende Unterlagen: Ausweis, Steuernummer (codice fiscale), IBAN für das Gehalt, ggf. Aufenthaltstitel, Angaben für steuerliche Entlastungen und unterhaltsberechtigte Angehörige.

Am ersten Arbeitstag

5. Arbeitssicherheit. Information und Unterweisung zu den Risiken (D.Lgs. 81/2008), bei Bedarf Schutzausrüstung und, wenn vorgeschrieben, eine arbeitsmedizinische Untersuchung.
6. Datenschutz. Die Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 13 DSGVO) und die Regeln zur Nutzung der Betriebsmittel.
7. Zugang zu den Arbeitsmitteln: E-Mail, interne Systeme und das System zur Erfassung der Arbeitszeit.
8. Arbeitszeit und Regeln: wann die Arbeitszeit zu stempeln oder zu erfassen ist, wie Urlaub und Freistellung beantragt werden und wen man im Krankheitsfall informiert.

In den ersten Tagen

9. Persönlicher Arbeitsplan im System: Wochenstunden und Zeitfenster, damit sich die Arbeitszeit von selbst berechnet.
10. Urlaubs- und Abwesenheitssalden ab dem ersten Tag einrichten, bei Eintritt im Laufe des Jahres mit dem bereits erworbenen Anspruch. Für die Berechnung nutzen Sie unseren Rechner für den erworbenen Urlaubsanspruch.
11. Daten für die Gehaltsabrechnung an den Berater weitergeben: Funktion, Einstufung, Arbeitszeit, eventuelle Zulagen.
12. Gehaltszahlung: Denken Sie daran, dass Gehälter nicht bar ausgezahlt werden dürfen. Lesen Sie dazu den Leitfaden zu Gehaltsabrechnungen und nachvollziehbaren Gehaltszahlungen.
13. Probezeit: Tragen Sie das Ende in den Kalender ein, damit Sie es nicht erst im Nachhinein bemerken.

Häufige Fehler

• UniLav zu spät oder vergessen, weil „sich jemand anderes darum kümmert“.
• Keine Informationsmitteilung zu Arbeitszeit und Vergütung.
• Urlaub nicht eingerichtet, bis das erste Problem auftritt.
• IBAN erst in letzter Minute eingeholt, sodass sich die Gehaltsüberweisung verzögert.
• Kein Zugang zum Zeiterfassungssystem, sodass die Arbeitszeit am Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert wird.

So geht es mit Chrono Desk

Chrono Desk unterstützt Sie bei der täglichen Organisation:

• Sie legen neue Mitarbeitende an und weisen Abteilung, Teamleiter und Rolle zu;
• Sie hinterlegen Vertrag, Wochenstunden und einen individuellen Arbeitsplan;
• Sie richten für das Jahr Abwesenheitsarten und Salden für Urlaub und Freistellung ein;
• ab dem ersten Tag erfasst die Person ihre Arbeitszeit im Browser, auch auf dem Smartphone, und am Monatsende lädt der Berater die Berichte herunter;
• der Zugang erfolgt mit dem RoxPay-Konto, ohne zusätzliche Passwörter.

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Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt weder die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater noch die Regeln Ihres Tarifvertrags.