Contratar um trabalhador em Itália: a checklist de admissão

Contratar alguém abre uma longa lista de tarefas: algumas são exigidas por lei, outras são simplesmente bom senso. Falhar algum desses pontos pode sair caro, sobretudo se houver um prazo. Eis uma checklist, por ordem cronológica, para que nada fique esquecido.

Antes do primeiro dia

1. Comunicação obrigatória de admissão (UniLav). Deve ser enviada por via eletrónica até ao dia anterior ao início da relação laboral. Quem a envia, em regra, é o consultor do trabalho (consulente del lavoro): peça-lhe que o faça a tempo.
2. Contrato e CCNL. Defina o tipo de contrato, o nível, as funções, o horário semanal e o CCNL (contrato coletivo nacional de trabalho, contratto collettivo nazionale di lavoro) aplicável.
3. Informação sobre a relação laboral. O empregador deve prestar ao trabalhador as informações exigidas por lei (decreto legislativo 152/1997, atualizado pelo decreto legislativo 104/2022) sobre horário, retribuição, período experimental, entre outros aspetos, em prazos muito curtos para alguns elementos: pergunte ao seu consultor quais.
4. Documentos a recolher: documento de identificação, código fiscal (codice fiscale), IBAN para o pagamento do salário, eventual autorização de residência, dados para as deduções fiscais e os familiares a cargo.

No primeiro dia

5. Segurança no trabalho. Informação e formação sobre os riscos (decreto legislativo 81/2008), equipamento de proteção quando necessário e, quando exigido, exame médico.
6. Privacidade. A nota informativa sobre o tratamento dos dados pessoais (art. 13 do RGPD) e as regras de utilização das ferramentas da empresa.
7. Acesso às ferramentas: correio eletrónico, sistemas internos e o sistema de registo das horas.
8. Horário e regras: quando registar a entrada ou as horas, como pedir férias e licenças, a quem comunicar em caso de doença.

Nos primeiros dias

9. Horário pessoal no sistema: horas semanais e faixas horárias, para que as horas se calculem sozinhas.
10. Saldos de férias e de licenças definidos desde o primeiro dia, com o montante já adquirido se a contratação ocorrer a meio do ano. Para o cálculo, utilize a nossa calculadora de férias adquiridas.
11. Dados do recibo de vencimento transmitidos ao consultor: função, nível, horário, eventuais subsídios.
12. Pagamento do salário: lembre-se de que os salários não podem ser pagos em numerário. Leia o guia sobre recibos de vencimento e salários rastreáveis.
13. Período experimental: registe a data de termo na agenda, para não dar por isso só quando o prazo já tiver passado.

Erros frequentes

• UniLav enviada tarde ou esquecida porque «era outra pessoa que tratava disso».
• Falta de informação escrita sobre o horário e a retribuição.
• Férias não configuradas até ao primeiro problema.
• IBAN recolhido à última hora, com a transferência do salário atrasada.
• Sem acesso ao sistema de presenças, com as horas reconstruídas de memória no fim do mês.

Como o Chrono Desk o faz

O Chrono Desk ajuda na organização do dia a dia:

• adicione o novo trabalhador e atribua-lhe departamento, responsável e perfil;
• defina o contrato, o horário semanal e um horário personalizado;
• configure os tipos de ausência e os saldos de férias e licenças para o ano;
• desde o primeiro dia, o trabalhador regista as horas a partir do navegador, incluindo no telemóvel, e, no fim do mês, o consultor descarrega os relatórios;
• o acesso faz-se com a conta RoxPay, sem palavras-passe adicionais.

Quer ver como se configura um novo trabalhador? Peça uma demonstração.

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Este guia é apenas informativo e não substitui o aconselhamento do seu consultor do trabalho nem as regras do seu contrato coletivo.