Embaucher un salarié en Italie : la checklist d'intégration

Embaucher quelqu’un ouvre une longue liste de tâches : certaines sont imposées par la loi, d’autres relèvent simplement du bon sens. En oublier une peut coûter cher, surtout si elle a une échéance. Voici une checklist, dans l’ordre chronologique, pour ne rien laisser passer.

Avant le premier jour

1. Déclaration obligatoire d’embauche (UniLav). Elle doit être envoyée par voie électronique au plus tard la veille du début du contrat. C’est en général le consultant du travail (consulente del lavoro) qui l’envoie : demandez-lui de le faire dans les délais.
2. Contrat et CCNL. Définissez le type de contrat, le niveau, les fonctions, l’horaire hebdomadaire et la convention collective nationale (CCNL) applicable.
3. Informations sur la relation de travail. L’employeur doit remettre au salarié les informations exigées par la loi (D.Lgs. 152/1997, modifié par le D.Lgs. 104/2022) sur l’horaire, la rémunération, la période d’essai, etc., dans des délais très courts pour certains points : demandez à votre consultant lesquels.
4. Documents à recueillir : pièce d’identité, code fiscal (codice fiscale), IBAN pour le versement du salaire, éventuel titre de séjour, informations pour les déductions fiscales et les personnes à charge.

Le jour de l’arrivée

5. Sécurité au travail. Information et formation sur les risques (D.Lgs. 81/2008), équipements de protection si nécessaire et, quand c’est requis, visite médicale.
6. Protection des données. L’information sur le traitement des données personnelles (art. 13 du RGPD) et les règles d’utilisation des outils de l’entreprise.
7. Accès aux outils : messagerie, systèmes internes et système d’enregistrement des heures.
8. Horaires et règles : quand pointer ou saisir ses heures, comment demander des congés et des absences, qui prévenir en cas de maladie.

Les tout premiers jours

9. Planning personnel dans le système : horaire hebdomadaire et plages horaires, pour que les heures se calculent toutes seules.
10. Soldes de congés et d’absences configurés dès le premier jour, avec le montant déjà acquis si l’embauche a lieu en cours d’année. Pour le calcul, utilisez notre calculateur de congés acquis.
11. Données pour le bulletin de paie transmises au consultant : fonction, niveau, horaire, éventuelles indemnités.
12. Versement du salaire : rappelez-vous que les salaires ne peuvent pas être payés en espèces. Lisez le guide sur les bulletins de paie et les salaires traçables.
13. Période d’essai : notez la date de fin dans votre agenda, pour ne pas la découvrir après coup.

Erreurs fréquentes

• UniLav en retard ou oubliée parce que « quelqu’un d’autre s’en occupait ».
• Aucune information écrite sur l’horaire et la rémunération.
• Congés non configurés jusqu’au premier problème.
• IBAN demandé à la dernière minute, avec un virement du salaire retardé.
• Pas d’accès au système de présences, et des heures reconstituées de mémoire en fin de mois.

Comment Chrono Desk s’y prend

Chrono Desk vous aide à vous organiser au quotidien :

• ajoutez le nouveau salarié et attribuez-lui un service, un responsable et un rôle ;
• définissez le contrat, l’horaire hebdomadaire et un planning personnalisé ;
• configurez les types d’absence et les soldes de congés et d’absences pour l’année ;
• dès le premier jour, il saisit ses heures depuis le navigateur, y compris sur téléphone, et en fin de mois le consultant télécharge les rapports ;
• l’accès se fait avec le compte RoxPay, sans mot de passe supplémentaire.

Vous voulez voir comment un nouveau salarié est configuré ? Demandez une démo.

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Ce guide est fourni à titre informatif et ne remplace pas les conseils de votre consultant du travail ni les règles de votre convention collective.