Gestione del personale
Nuovo dipendente: la checklist per l'assunzione
Cosa fare quando assumi un dipendente: comunicazione UniLav, informazioni sul rapporto, documenti da raccogliere, sicurezza, privacy e primo giorno.
Pubblicato il 2 min di lettura
Assumere una persona significa aprire una lunga lista di cose da fare: alcune obbligatorie per legge, altre solo di buon senso. Dimenticarne una può costare caro, soprattutto se è un adempimento con una scadenza. Ecco una checklist, in ordine cronologico, per non perdere nulla.
Prima del primo giorno
- Comunicazione obbligatoria di assunzione (UniLav). Va inviata per via telematica entro il giorno antecedente l’inizio del rapporto. Di solito la invia il consulente del lavoro: chiedigli di farlo in tempo.
- Contratto e CCNL. Definisci tipologia di contratto, livello, mansioni, ore settimanali e CCNL applicato.
- Informazioni sul rapporto di lavoro. Il datore deve consegnare al lavoratore le informazioni previste dalla legge (D.Lgs. 152/1997, aggiornato dal D.Lgs. 104/2022) su orario, retribuzione, durata del periodo di prova e così via, entro termini che per alcune informazioni sono molto brevi: chiedi al consulente quali.
- Documenti da raccogliere: documento d’identità, codice fiscale, IBAN per lo stipendio, eventuale permesso di soggiorno, dati per le detrazioni e per i familiari a carico.
Il primo giorno
- Sicurezza sul lavoro. Informazione e formazione sui rischi (D.Lgs. 81/2008), consegna dei dispositivi di protezione se previsti e, quando richiesta, la visita medica.
- Privacy. L’informativa sul trattamento dei dati personali (art. 13 del GDPR) e le istruzioni sull’uso degli strumenti aziendali.
- Accesso agli strumenti: e-mail, gestionale e il sistema per registrare le ore.
- Orario e regole: quando si timbra o si registra, come si chiedono ferie e permessi, chi avvisare in caso di malattia.
Nei primi giorni
- Orario personale nel sistema: ore settimanali e fasce orarie, così le ore si calcolano da sole.
- Saldi di ferie e permessi impostati dal primo giorno, con la quota già maturata se l’assunzione è a metà anno. Per i calcoli usa il nostro calcolo ferie maturate.
- Dati per la busta paga comunicati al consulente: mansione, livello, ore, eventuali indennità.
- Pagamento dello stipendio: ricorda che gli stipendi non si possono pagare in contanti. Leggi la guida su buste paga e stipendi tracciabili.
- Periodo di prova: segna la scadenza in agenda, per non scoprirla a cose fatte.
Errori comuni
- UniLav in ritardo o dimenticata perché «ci pensava qualcun altro».
- Nessuna informativa su orario e retribuzione.
- Ferie non impostate fino al primo problema.
- IBAN raccolto all’ultimo momento, con il bonifico dello stipendio in ritardo.
- Nessun accesso al sistema presenze, e ore ricostruite a memoria a fine mese.
Come lo fa Chrono Desk
Chrono Desk ti aiuta nella parte che riguarda l’organizzazione quotidiana:
- aggiungi il nuovo dipendente e gli assegni reparto, responsabile e ruolo;
- imposti contratto, ore settimanali e orario personalizzato;
- configuri tipi di assenza e saldi di ferie e permessi per l’anno;
- da subito registra le ore dal browser, anche da smartphone, e a fine mese il consulente scarica i report;
- l’accesso avviene con l’account RoxPay, senza password aggiuntive.
Vuoi vedere come si imposta un nuovo dipendente? Richiedi una demo.
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere del tuo consulente del lavoro né le regole del CCNL applicato.
