Nicht genommener Urlaub in Italien: Fristen, Beiträge und Abgeltung
Wann Urlaub in Italien genommen werden muss, was mit Resturlaub geschieht, wann INPS-Beiträge fällig werden und wann nicht genommener Urlaub ausgezahlt wird.
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Zum Jahresende stellen viele Unternehmen fest, dass Mitarbeitende noch Wochen an nicht genommenem Urlaub haben. Das ist nicht nur ein Planungsproblem: In Italien gelten für nicht genommenen Urlaub strenge Fristen, er löst Beiträge aus und kann zu Bußgeldern führen. Hier die Regeln und wie Sie verhindern, dass sich Urlaub anstaut.
Wann Urlaub genommen werden muss
Das D.Lgs. 66/2003, Art. 10, garantiert mindestens vier Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr und setzt zwei Fristen:
- mindestens zwei Wochen im Jahr, in dem der Urlaub entsteht, am Stück, wenn die Mitarbeitenden das wünschen;
- die anderen zwei Wochen innerhalb von 18 Monaten nach Ablauf des Entstehungsjahres.
Beispiel: Für Urlaub, der 2026 entsteht, müssen mindestens zwei Wochen bis zum 31. Dezember 2026 genommen werden und der Rest bis zum 30. Juni 2028. Der CCNL (nationaler Tarifvertrag, contratto collettivo nazionale di lavoro) kann für Urlaub über dem gesetzlichen Minimum abweichende Fristen festlegen.
Der Arbeitgeber bestimmt, wann der Urlaub genommen wird, und wägt dabei die Bedürfnisse des Unternehmens und die Interessen der Mitarbeitenden ab (Art. 2109 des italienischen Zivilgesetzbuchs). Das Unternehmen ist also dafür verantwortlich, dass der Urlaub auch tatsächlich genommen wird.
Kann er ausgezahlt statt genommen werden?
Beim gesetzlichen Minimum von vier Wochen: nein. Er kann während des laufenden Arbeitsverhältnisses nicht durch eine Zahlung ersetzt werden. Urlaub dient der Erholung, und auf das Recht darauf kann nicht verzichtet werden (Art. 36 der italienischen Verfassung).
Es gibt zwei Ausnahmen:
- bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird der angesammelte, nicht genommene Urlaub mit einer Urlaubsabgeltung (indennità sostitutiva) ausgezahlt;
- Urlaub, der über das gesetzliche Minimum hinausgeht und vom Tarifvertrag gewährt wird, kann ausgezahlt werden, wenn der Tarifvertrag es erlaubt.
Nach europäischer und italienischer Rechtsprechung verlieren Mitarbeitende nicht genommenen Urlaub nur dann, wenn das Unternehmen nachweist, dass es sie förmlich aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und darauf hingewiesen hat, dass er sonst verfällt.
Beiträge auf nicht genommenen Urlaub
Wird der Urlaub nicht innerhalb der 18-Monats-Frist genommen, muss das Unternehmen der INPS (italienische Sozialversicherung) die Beiträge auf die entsprechende Vergütung zahlen, auch wenn es diesen Betrag noch nicht an die Mitarbeitenden auszahlt. Wird der Urlaub später genommen, werden die bereits gezahlten Beiträge zurückgeholt.
In der Praxis bedeutet ein Urlaubsstau also vorab gezahlte Beiträge und zusätzlichen Verwaltungsaufwand für den Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro).
Bußgelder
Verstöße gegen die Urlaubsregeln werden mit einem Bußgeld für jede betroffene Person geahndet, das höher ausfällt, wenn mehr als 5 oder mehr als 10 Mitarbeitende betroffen sind oder wenn der Verstoß sich über mehrere Jahre wiederholt (D.Lgs. 66/2003, Art. 18-bis). Nicht genommener Urlaub gehört zu den Punkten, die die Arbeitsaufsicht am häufigsten prüft.
So vermeiden Sie einen Urlaubsstau
- Planen Sie den Urlaub zu Jahresbeginn, mit einem gemeinsamen Plan pro Abteilung.
- Halten Sie die Salden jeden Monat aktuell, auch für die Mitarbeitenden einsehbar.
- Weisen Sie rechtzeitig auf alle hin, die sich der 18-Monats-Frist nähern, und fordern Sie sie schriftlich auf, ihren Urlaub einzuplanen.
- Prüfen Sie den Übertrag aus dem Vorjahr: Dort verstecken sich die Rückstände.
Um den angesammelten und den verbleibenden Urlaub einer Person zu berechnen, nutzen Sie unseren kostenlosen Urlaubsanspruch-Rechner.
So macht es Chrono Desk
Mit Chrono Desk sehen alle Mitarbeitenden in Echtzeit ihren angesammelten, genommenen und verbleibenden Urlaub, einschließlich des Übertrags aus dem Vorjahr. Anträge werden in der App gestellt und vom Teamleiter mit einem Klick genehmigt, und der Abwesenheitskalender zeigt, wer wann nicht da ist. So werden Rückstände sichtbar, bevor sie zum Problem werden.
Wenn Sie das mit den Daten Ihres Unternehmens sehen möchten, fordern Sie eine Demo an.
Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt weder die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater noch die Regelungen des anwendbaren Tarifvertrags.
