Contratar a un empleado en Italia: la lista de tareas de incorporación

Contratar a alguien abre una larga lista de tareas: unas son obligatorias por ley y otras, simplemente, de sentido común. Olvidar una puede salir caro, sobre todo si tiene plazo. Esta es una lista de comprobación, en orden cronológico, para que no se le escape nada.

Antes del primer día

1. Comunicación obligatoria de contratación (UniLav). Debe enviarse por vía telemática a más tardar el día anterior al inicio de la relación laboral. Normalmente la envía el asesor laboral (consulente del lavoro): pídale que lo haga en plazo.
2. Contrato y CCNL. Defina el tipo de contrato, el nivel, las funciones, las horas semanales y el convenio colectivo aplicable, es decir, el CCNL (convenio colectivo nacional, contratto collettivo nazionale di lavoro).
3. Información sobre la relación laboral. La empresa debe facilitar al trabajador la información que exige la ley (decreto legislativo [D.Lgs.] 152/1997, modificado por el D.Lgs. 104/2022) sobre jornada, retribución, periodo de prueba, etc., en plazos que, para algunos puntos, son muy breves: pregunte a su asesor cuáles.
4. Documentos que debe recoger: documento de identidad, código fiscal (codice fiscale), IBAN para el cobro del salario, el permiso de residencia si procede, y los datos para las deducciones fiscales y las personas a cargo.

El primer día

5. Seguridad en el trabajo. Información y formación sobre los riesgos (D.Lgs. 81/2008), equipos de protección cuando sean necesarios y, cuando corresponda, reconocimiento médico.
6. Privacidad. La información sobre el tratamiento de los datos personales (art. 13 del RGPD) y las normas de uso de las herramientas de la empresa.
7. Acceso a las herramientas: correo electrónico, sistemas internos y el sistema de registro de horas.
8. Horario y normas: cuándo fichar o registrar las horas, cómo solicitar vacaciones y permisos, a quién avisar en caso de baja por enfermedad.

Durante los primeros días

9. Horario personal en el sistema: horas semanales y franjas horarias, para que las horas se calculen solas.
10. Saldos de vacaciones y permisos configurados desde el primer día, con lo ya devengado si la incorporación es a mitad de año. Para el cálculo, utilice nuestra calculadora de vacaciones devengadas.
11. Datos para la nómina entregados al asesor: puesto, nivel, horas y posibles complementos.
12. Pago del salario: recuerde que los salarios no pueden pagarse en efectivo. Lea la guía sobre nóminas y salarios trazables.
13. Periodo de prueba: anote la fecha de finalización en la agenda, para no descubrirlo cuando ya sea tarde.

Errores frecuentes

• UniLav tarde u olvidada porque «se ocupaba otra persona».
• Sin la hoja informativa sobre jornada y retribución.
• Vacaciones sin configurar hasta que surge el primer problema.
• IBAN solicitado a última hora, con la transferencia del salario retrasada.
• Sin acceso al sistema de asistencia, y horas reconstruidas de memoria a final de mes.

Cómo lo hace Chrono Desk

Chrono Desk le ayuda con la organización del día a día:

• dé de alta al nuevo empleado y asígnele departamento, responsable y rol;
• defina el contrato, las horas semanales y un horario personalizado;
• configure los tipos de ausencia y los saldos de vacaciones y permisos del año;
• desde el primer día, el empleado registra sus horas desde el navegador, también en el móvil, y a final de mes el asesor descarga los informes;
• el acceso se hace con la cuenta RoxPay, sin contraseñas adicionales.

¿Quiere ver cómo se da de alta a un nuevo empleado? Solicite una demo.

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Esta guía es meramente informativa y no sustituye el asesoramiento de su asesor laboral ni las normas de su convenio colectivo.