Bulletins de paie numériques et salaires traçables en Italie : ce que les employeurs doivent savoir

Chaque mois, dans chaque entreprise, la même scène se répète : le consultant du travail (consulente del lavoro) prépare les bulletins de paie, quelqu’un les distribue, puis les salaires sont versés. Des étapes simples, mais encadrées par des règles précises. Voici lesquelles, et comment rendre le processus plus rapide et plus sûr.

Le bulletin de paie est obligatoire

La loi italienne 4/1953 oblige les employeurs à remettre aux travailleurs un relevé de paie (prospetto paga), le bulletin de paie, lors du versement de la rémunération. Il doit indiquer, entre autres, les données du travailleur, la période, les éléments de rémunération et les retenues.

Depuis 2008, le bulletin de paie est lié au Libro Unico del Lavoro (LUL), le registre unique du travail italien (art. 39 du décret-loi 112/2008) : le bulletin que reçoit un salarié est souvent simplement son extrait du LUL.

Les bulletins de paie peuvent-ils être remis en PDF ?

Oui. La loi n’exige pas le papier : les bulletins peuvent être remis sous forme électronique, à condition que le salarié les reçoive réellement et puisse les conserver et les imprimer. Il est de bonne pratique d’informer les salariés du mode de remise des bulletins et de pouvoir démontrer qu’ils ont bien été remis.

La manière de les remettre compte cependant :

• Un e-mail par salarié, transféré à la main, est lent et source d’erreurs : un seul mauvais destinataire et les données personnelles et salariales de quelqu’un arrivent à la mauvaise personne.
• Un dossier partagé risque de donner à chacun l’accès à tous les bulletins.
• Une plateforme où chacun ne voit que son propre bulletin, avec une notification dès qu’il est prêt, règle les deux problèmes et enregistre qui l’a téléchargé.

Les bulletins de paie contiennent des données personnelles protégées par le RGPD : seuls le salarié concerné et les personnes qui s’occupent de la paie doivent pouvoir les consulter.

Les salaires doivent être versés de façon traçable

Depuis le 1er juillet 2018 (loi 205/2017, art. 1, alinéas 910‑914), le paiement des salaires en espèces est interdit. Les rémunérations et les acomptes doivent être versés par :

• virement bancaire sur le compte du travailleur ;
• instruments de paiement électroniques ;
• espèces au guichet de la banque ou de la poste lorsque l’employeur y a un compte de trésorerie assorti d’un mandat de paiement ;
• chèque remis au travailleur (ou à un délégué s’il ne peut pas le retirer lui-même).

L’interdiction couvre toutes les relations de travail, quelles que soient leur durée ou leur forme de contrat, ainsi que les contrats de collaboration coordonnée (co.co.co.) et les travailleurs associés de coopératives. L’administration publique et le travail domestique font partie des exclusions.

Un paiement en espèces peut coûter une amende de 1 000 à 5 000 €. Et attention : la signature du travailleur sur le bulletin de paie ne prouve pas le paiement. Le paiement traçable compte autant que le bulletin lui-même.

Le problème d’un virement par salarié

De nombreuses petites entreprises versent les salaires par un virement par salarié depuis leur banque en ligne. Chaque mois, cela signifie recopier les montants nets depuis les bulletins, revérifier chaque IBAN, saisir une référence pour chacun et espérer que personne n’a été oublié. Avec dix salariés, c’est une demi-matinée, et une faute de frappe sur un montant ou un IBAN peut coûter cher.

Un parcours plus simple

Le processus idéal comporte quelques étapes claires :

1. le consultant du travail dépose directement les bulletins, sans passer par la boîte mail de l’entreprise ;
2. chaque salarié reçoit une notification et ne télécharge que son propre bulletin ;
3. les administrateurs voient qui a téléchargé le sien ;
4. les salaires sont versés ensemble en un seul lot, avec les montants et la référence, et l’argent ne circule qu’après une validation.

Comment Chrono Desk s’y prend

Chrono Desk suit exactement ce parcours :

• le consultant du travail dispose d’un rôle dédié et dépose les bulletins au format PDF ;
• chaque salarié reçoit un e-mail automatique et télécharge son propre bulletin ; les PDF restent protégés tels que le service de paie les envoie, ouverts avec le code fiscal du salarié ;
• vous voyez le statut de chaque bulletin : déposé ou téléchargé par le salarié ;
• vous saisissez les montants du mois et payez chaque salaire depuis le compte RoxPay de l’entreprise en un seul lot ; l’argent ne circule qu’après validation sur RoxPay, et tout est traçable ;
• le salaire arrive dans le portefeuille RoxPay du salarié et, s’il le souhaite, est transféré automatiquement sur son compte bancaire.

Envie de clôturer le mois en quelques clics ? Demandez une démo. Pour l’étape qui précède, lisez le guide sur les feuilles de temps des salariés.

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Ce guide est fourni à titre d’information uniquement et ne remplace pas les conseils de votre consultant du travail.