Nóminas digitales y salarios trazables en Italia: lo que deben saber los empleadores

Cada mes, en todas las empresas, ocurre lo mismo: el asesor laboral (consulente del lavoro) prepara las nóminas, alguien las reparte y después se pagan los salarios. Son pasos sencillos, pero con normas precisas. Aquí le explicamos cuáles son y cómo hacer el proceso más rápido y seguro.

La nómina es obligatoria

La Ley italiana 4/1953 obliga a los empleadores a entregar a los trabajadores un recibo de salarios (prospetto paga), la nómina, en el momento del pago. Debe indicar, entre otros datos, los datos del trabajador, el período, los conceptos retributivos y las deducciones.

Desde 2008 la nómina está vinculada al LUL (Libro Unico del Lavoro, libro único del trabajo), el registro único italiano en materia laboral (art. 39 del Decreto-ley 112/2008): la nómina que recibe un empleado suele ser, simplemente, su extracto del LUL.

¿Se pueden entregar las nóminas en PDF?

Sí. La ley no exige papel: las nóminas pueden entregarse por vía electrónica, siempre que el empleado las reciba realmente y pueda conservarlas e imprimirlas. Es una buena práctica informar a los empleados de cómo se entregarán las nóminas y poder demostrar que se entregaron.

Eso sí, la forma de entregarlas importa:

• Un correo por empleado, reenviado a mano, es lento y propenso a errores: con un solo destinatario equivocado, los datos personales y salariales de alguien llegan a la persona que no corresponde.
• Una carpeta compartida corre el riesgo de dar a todos acceso a todas las nóminas.
• Una plataforma donde cada persona ve únicamente su propia nómina, con un aviso cuando está lista, resuelve ambos problemas y registra quién la ha descargado.

Las nóminas contienen datos personales protegidos por el RGPD: solo deben verlas el empleado afectado y quienes gestionan las nóminas.

Los salarios deben pagarse de forma trazable

Desde el 1 de julio de 2018 (Ley 205/2017, art. 1, apartados 910‑914) está prohibido pagar los salarios en efectivo. Los salarios y los anticipos deben pagarse mediante:

• transferencia bancaria a la cuenta del trabajador;
• instrumentos de pago electrónico;
• efectivo en la ventanilla del banco o de correos, cuando el empleador tiene una cuenta de tesorería con mandato de pago;
• cheque entregado al trabajador (o a un delegado, si el trabajador no puede recogerlo).

La prohibición abarca todas las relaciones laborales, sea cual sea su duración o el tipo de contrato, así como los contratos de colaboración coordinada (co.co.co.) y los socios trabajadores de cooperativas. La administración pública y el trabajo doméstico figuran entre las exclusiones.

Pagar en efectivo puede costar una multa de 1000 a 5000 €. Y tenga en cuenta que la firma del trabajador en la nómina no prueba el pago. El pago trazable es tan importante como la propia nómina.

El problema de una transferencia por empleado

Muchas pequeñas empresas pagan los salarios con una transferencia por empleado desde la banca en línea. Cada mes eso significa copiar los importes netos de las nóminas, comprobar dos veces cada IBAN, escribir un concepto para cada transferencia y esperar que no se haya olvidado a nadie. Con diez empleados son media mañana, y un error al teclear un importe o un IBAN puede salir caro.

Un flujo más sencillo

El proceso ideal tiene unos pocos pasos claros:

1. el asesor laboral sube las nóminas directamente, sin pasar por la bandeja de entrada de la empresa;
2. cada empleado recibe un aviso y descarga únicamente su propia nómina;
3. los administradores ven quién ha descargado la suya;
4. los salarios se pagan todos juntos en un único lote, con importes y concepto, y el dinero solo se mueve tras una aprobación.

Así lo hace Chrono Desk

Chrono Desk sigue exactamente este flujo:

• el asesor laboral tiene un rol específico y sube las nóminas en PDF;
• cada empleado recibe un correo automático y descarga su propia nómina; los PDF permanecen protegidos tal como los envía quien elabora las nóminas y se abren con el código fiscal (codice fiscale) del empleado;
• usted ve el estado de cada nómina: subida o descargada por el empleado;
• usted introduce los importes del mes y paga todos los salarios desde la cuenta RoxPay de la empresa en un único lote; el dinero solo se mueve tras la aprobación en RoxPay, y todo queda trazado;
• el salario llega al monedero RoxPay del empleado y, si este lo desea, pasa automáticamente a su cuenta bancaria.

¿Quiere cerrar el mes en unos pocos clics? Solicite una demo. Para el paso anterior, lea la guía sobre las hojas de horas de los empleados.

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Esta guía es meramente informativa y no sustituye el asesoramiento de su asesor laboral.