Recibos de vencimento digitais e salários rastreáveis em Itália: o que os empregadores devem saber

Todos os meses, em todas as empresas, passa-se o mesmo: o consultor do trabalho (consulente del lavoro) prepara os recibos de vencimento, alguém os distribui e depois pagam-se os salários. São passos simples, mas com regras precisas. Eis quais são e como tornar o processo mais rápido e mais seguro.

Os recibos de vencimento são obrigatórios

A Lei 4/1953 italiana obriga os empregadores a entregar aos trabalhadores um documento de pagamento (prospetto paga), o recibo de vencimento, no momento em que a retribuição é paga. Deve indicar, entre outros elementos, os dados do trabalhador, o período, as componentes da retribuição e as deduções.

Desde 2008, o recibo de vencimento está ligado ao LUL (Libro Unico del Lavoro, livro único do trabalho), o registo único italiano em matéria laboral (art. 39 do decreto-lei 112/2008): o recibo que o trabalhador recebe é, muitas vezes, simplesmente o seu extrato do LUL.

Os recibos de vencimento podem ser entregues em PDF?

Sim. A lei não exige papel: os recibos podem ser entregues por via eletrónica, desde que o trabalhador os receba efetivamente e os possa guardar e imprimir. É boa prática informar os trabalhadores sobre a forma como os recibos serão entregues e conseguir demonstrar que o foram.

A forma de entrega, porém, é importante:

• Um e-mail por trabalhador, reenviado à mão, é lento e propenso a erros: um destinatário errado e os dados pessoais e salariais de alguém chegam à pessoa errada.
• Uma pasta partilhada corre o risco de dar a todos acesso a todos os recibos.
• Uma plataforma em que cada pessoa vê apenas o seu recibo, com uma notificação quando está pronto, resolve ambos os problemas e regista quem o descarregou.

Os recibos contêm dados pessoais protegidos pelo RGPD: só o trabalhador em causa e quem trata do processamento salarial devem poder vê-los.

Os salários têm de ser pagos de forma rastreável

Desde 1 de julho de 2018 (Lei 205/2017, art. 1, n.os 910-914) está proibido pagar salários em numerário. As retribuições e os adiantamentos têm de ser pagos por:

• transferência bancária para a conta do trabalhador;
• instrumentos de pagamento eletrónicos;
• numerário ao balcão de um banco ou dos correios, quando o empregador tem uma conta de tesouraria com mandato de pagamento;
• cheque entregue ao trabalhador (ou a um delegado, se este não o puder levantar).

A proibição abrange todas as relações de trabalho, qualquer que seja a sua duração ou o tipo de contrato, bem como os contratos de colaboração coordenada e continuada (co.co.co.) e os sócios trabalhadores de cooperativas. A administração pública e o trabalho doméstico contam-se entre as exclusões.

O pagamento em numerário pode custar uma coima de 1 000 € a 5 000 €. E atenção: a assinatura do trabalhador no recibo não prova o pagamento. O pagamento rastreável é tão importante como o próprio recibo.

O problema de uma transferência por trabalhador

Muitas pequenas empresas pagam os salários com uma transferência por trabalhador, a partir do banco online. Todos os meses isso significa copiar os valores líquidos dos recibos, verificar de novo cada IBAN, escrever uma referência para cada um e esperar que ninguém tenha ficado de fora. Com dez trabalhadores, é meia manhã, e um erro de digitação num valor ou num IBAN pode sair caro.

Um fluxo mais simples

O processo ideal tem alguns passos claros:

1. o consultor do trabalho carrega os recibos diretamente, sem passar pela caixa de correio da empresa;
2. cada trabalhador recebe uma notificação e descarrega apenas o seu recibo;
3. os administradores veem quem já descarregou o seu;
4. os salários são pagos todos juntos num único lote, com valores e referência, e o dinheiro só se movimenta depois de uma aprovação.

Como o Chrono Desk o faz

O Chrono Desk segue exatamente este fluxo:

• o consultor do trabalho tem um perfil dedicado e carrega os recibos em PDF;
• cada trabalhador recebe um e-mail automático e descarrega o seu próprio recibo; os PDF mantêm-se protegidos tal como o processamento salarial os envia, abrindo-se com o código fiscal do trabalhador;
• vê-se o estado de cada recibo: carregado ou descarregado pelo trabalhador;
• introduzem-se os valores do mês e pagam-se todos os salários a partir da conta RoxPay da empresa num único lote; o dinheiro só se movimenta depois da aprovação na RoxPay, e tudo fica rastreável;
• o salário chega à carteira RoxPay do trabalhador e, se este quiser, segue automaticamente para a sua conta bancária.

Quer fechar o mês em poucos cliques? Peça uma demonstração. Para o passo anterior, leia o guia sobre folhas de horas dos trabalhadores.

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Este guia tem caráter meramente informativo e não substitui o aconselhamento do seu consultor do trabalho.