Busta paga digitale e stipendi tracciabili: cosa deve sapere un'azienda
Si può consegnare la busta paga in PDF? Obblighi su consegna del cedolino e pagamento tracciabile dello stipendio, e come semplificare il processo.
Pubblicato il 3 min di lettura
Ogni mese, in ogni azienda, succede la stessa cosa: il consulente del lavoro prepara i cedolini, qualcuno li consegna ai dipendenti e poi si fanno i bonifici degli stipendi. Sono passaggi semplici, ma hanno regole precise. Vediamo quali sono e come rendere il processo più veloce e sicuro.
La busta paga è obbligatoria
La Legge 4/1953 obbliga il datore di lavoro a consegnare al lavoratore, al momento del pagamento della retribuzione, un prospetto paga: la busta paga. Deve riportare, tra le altre cose, i dati del lavoratore, il periodo di riferimento, gli elementi della retribuzione e le trattenute.
Dal 2008 la busta paga è collegata al Libro Unico del Lavoro (LUL), introdotto dall’art. 39 del D.L. 112/2008: spesso il cedolino che riceve il dipendente è proprio la copia della sua parte del LUL.
Si può consegnare in PDF?
Sì. La legge non impone la carta: la busta paga può essere consegnata anche in formato elettronico, purché il dipendente la riceva davvero e possa conservarla e stamparla. È buona pratica informare i dipendenti della modalità scelta e poter dimostrare che la busta paga è stata consegnata.
Il modo in cui la si consegna, però, conta:
- Un’email per ogni dipendente, inoltrata a mano, è lenta e facile da sbagliare: basta un destinatario sbagliato per mandare dati personali e retribuzione alla persona sbagliata.
- Una cartella condivisa rischia di dare accesso a tutti a tutti i cedolini.
- Una piattaforma dove ognuno vede solo la propria busta paga, con un avviso quando è disponibile, risolve entrambi i problemi e lascia traccia di chi l’ha scaricata.
Ricorda che la busta paga contiene dati personali tutelati dal GDPR: dovrebbe vederla solo il dipendente interessato e chi la gestisce per lavoro.
Lo stipendio va pagato in modo tracciabile
Dal 1° luglio 2018 (Legge 205/2017, art. 1, commi 910‑914) è vietato pagare lo stipendio in contanti. Retribuzioni e anticipi vanno pagati con uno di questi strumenti:
- bonifico sul conto del lavoratore;
- strumenti di pagamento elettronico;
- contanti presso lo sportello bancario o postale dove il datore ha un conto di tesoreria con mandato di pagamento;
- assegno consegnato al lavoratore (o a un suo delegato, in caso di impedimento).
Il divieto vale per tutti i rapporti di lavoro subordinato, indipendentemente da durata e tipo di contratto, oltre che per le collaborazioni coordinate e continuative e per i soci lavoratori di cooperative. Sono esclusi, tra gli altri, la pubblica amministrazione e il lavoro domestico.
Chi paga in contanti rischia una sanzione da 1.000 a 5.000 euro. E attenzione: la firma del lavoratore sulla busta paga non prova l’avvenuto pagamento. Per questo la tracciabilità del pagamento è importante quanto la busta paga stessa.
Il problema dei bonifici uno per uno
Molte PMI pagano gli stipendi con un bonifico per ogni dipendente dall’home banking. Ogni mese significa:
- ricopiare gli importi netti dai cedolini;
- ricontrollare ogni IBAN;
- inserire una causale per ognuno;
- sperare di non aver dimenticato nessuno.
Con dieci dipendenti è mezza mattina di lavoro, e un errore di battitura su un importo o un IBAN può costare caro.
Un flusso più semplice
Il processo ideale ha pochi passaggi chiari:
- il consulente del lavoro carica i cedolini direttamente, senza passare per l’email dell’azienda;
- ogni dipendente riceve un avviso e scarica solo la propria busta paga;
- l’amministrazione vede chi l’ha già scaricata;
- gli stipendi si pagano tutti insieme in un’unica distinta, con importi e causale, e il denaro parte solo dopo un’approvazione.
Come lo fa Chrono Desk
Chrono Desk segue esattamente questo flusso:
- il consulente del lavoro ha un ruolo dedicato e carica i cedolini in PDF;
- ogni dipendente riceve un’email automatica e scarica la propria busta paga; i PDF restano protetti come li invia l’ufficio paghe, con il codice fiscale del dipendente;
- vedi lo stato di ogni cedolino: caricata o scaricata dal dipendente;
- inserisci gli importi del mese e paghi tutti gli stipendi dal conto RoxPay aziendale in un’unica distinta: il denaro parte solo dopo l’approvazione su RoxPay, ed è tutto tracciato;
- lo stipendio arriva nel wallet RoxPay del dipendente e, se lo desidera, prosegue in automatico sul suo conto bancario.
Se vuoi chiudere il mese in pochi clic, richiedi una demo. Per la parte che viene prima, leggi anche la guida sul foglio ore dei dipendenti.
Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere del tuo consulente del lavoro.
