Arbeitszeiten für den Lohn- und Arbeitsberater in Italien exportieren: was Sie senden und wie Sie es prüfen
Was der Lohn- und Arbeitsberater in Italien monatlich für Gehaltsabrechnung und LUL braucht: Stunden, Überstunden, Abwesenheiten mit Code, Stichtag. Checkliste.
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Der Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro, der Arbeitsberater, der in italienischen Unternehmen meist die Lohnabrechnung führt) kann nicht sehen, wie Ihre Mitarbeitenden arbeiten: Er sieht nur die Zahlen, die Sie ihm senden. Kommen diese spät, in unterschiedlichen Formaten oder mit unklaren Abwesenheiten an, bleibt die Gehaltsabrechnung in Rückfragen hängen oder wird mit einem Fehler erstellt. Hier lesen Sie, was Sie jeden Monat vorbereiten, wie Sie es vor dem Versand prüfen und welche Fehler Sie vermeiden.
Was der Berater jeden Monat braucht
Die genaue Liste hängt von der Kanzlei und vom Tarifvertrag (dem CCNL, nationaler Tarifvertrag, contratto collettivo nazionale di lavoro) ab: Vereinbaren Sie sie einmal und senden Sie sie dann immer auf dieselbe Weise. In der Regel braucht er:
- Geleistete Stunden je Mitarbeiter, mit der Monatssumme.
- Überstunden getrennt von den ordentlichen Stunden. Das D.Lgs. 66/2003 (Art. 5, Abs. 5) sieht vor, dass Überstunden gesondert erfasst werden müssen. Wie weit sie unterteilt werden müssen (Tag, Nacht, Feiertag, ins Stundenkonto eingebuchte Stunden), legt der CCNL fest: Fragen Sie Ihren Berater. Siehe Überstunden in Italien und Stundenkonto (banca ore).
- Abwesenheiten mit ihrem Code: Urlaub, ROL (riduzione orario di lavoro, Arbeitszeitverkürzung), Freistellung, Krankheit, Mutterschutz, Freistellung nach dem Gesetz 104, je nach Fall in Tagen oder Stunden.
- Teilzeit: Wochenstunden und Verteilung des Arbeitsplans, denn Sollstunden und geleistete Stunden werden mit diesem Plan verglichen, nicht mit einem Vollzeitplan. Siehe Teilzeitarbeit in Italien.
- Neueintritte und Austritte im Monat, mit Datum, sowie jede Änderung von Arbeitsplan oder Vertrag.
- Den Stichtag: den Tag, an dem der Monat endgültig abgeschlossen ist. Es gibt kein Datum, das für alle passt: Sie legen es gemeinsam mit der Kanzlei fest.
Warum die Codes wichtig sind: das LUL
Der Berater führt oft auch das Libro Unico del Lavoro (das LUL, einheitliches Arbeitsbuch), und es wird aus denselben Daten erstellt. Art. 39 des Gesetzesdekrets D.L. 112/2008 sieht einen Anwesenheitskalender mit den an jedem Tag geleisteten Stunden, den Überstunden, den Abwesenheiten (auch unbezahlten), den Freistellungen und den Ruhezeiten vor (Abs. 2), der bis zum Ende des Folgemonats auszufüllen ist (Abs. 3). Das Ministerialdekret vom 9. Juli 2008 (Art. 1, Abs. 2) verlangt für jede Anwesenheit oder Abwesenheit einen Ursachencode, der „genau bestimmt und eindeutig“ ist. Nach Ansicht des Arbeitsministeriums (Rundschreiben 20/2008) genügt es nicht, „Abwesenheit“ zu schreiben: Es braucht den konkreten Grund, zum Beispiel Urlaub oder Krankheit, oder Freistellung oder ROL in Stunden, und eine Legende, wenn Abkürzungen verwendet werden. Fehlt in Ihrem Bericht ein Code, kann der Berater ihn nicht erraten. Das ganze Bild finden Sie im Leitfaden Arbeitszeitnachweis und LUL.
Dezimalstunden oder hh:mm
7 Stunden 45 Minuten sind 7,75 Stunden, nicht 7,45: Die Minuten werden durch 60 geteilt. Probleme entstehen, wenn beide Formate in einer Datei vorkommen und 7,45 als 7 Stunden 27 Minuten gelesen wird. Fragen Sie Ihren Berater, welches Format er bevorzugt, verwenden Sie immer dieses und legen Sie eine einzige Rundungsregel fest. Zum Umrechnen nutzen Sie den Umrechner von Stunden in Dezimalstunden.
Checkliste vor dem Versand
- Der Zeitraum entspricht dem vereinbarten Monat, vom ersten bis zum letzten Tag.
- Alle Mitarbeitenden sind enthalten, auch die Neueintritte, und Austritte haben ein Enddatum.
- Keine leeren Tage: Jeder Tag hat geleistete Stunden oder eine Abwesenheit mit Code.
- Bei jeder Person ergeben geleistete Stunden plus Abwesenheitsstunden die Sollstunden nach ihrem Arbeitsplan.
- Überstunden sind getrennt aufgeführt und bereits genehmigt.
- Die Salden von Urlaub, ROL und Stundenkonto stimmen mit den Bewegungen des Monats überein.
- Ein einheitliches Stundenformat in der gesamten Datei.
- Korrekturen erfolgen vor dem Versand, nicht danach.
Beispiel: Prüfung eines Mitarbeiters
November 2026, Vollzeitkraft mit 8-Stunden-Tagen, 21 Arbeitstage: 168 Sollstunden. Erfundene Zahlen, zur Veranschaulichung.
| Position | Stunden | Anmerkung |
|---|---|---|
| Ordentliche geleistete Stunden | 136 | |
| Urlaub (F) | 16 | 2 Tage |
| ROL (R) | 8 | in Stunden |
| Krankheit (M) | 8 | 1 Tag |
| Summe | 168 | entspricht den Sollstunden |
| Überstunden | 4 | nicht in der Summe, in einer eigenen Zeile |
Läge die Summe bei 160, würden 8 Stunden fehlen: eine Abwesenheit ohne Code oder ein leer gelassener Tag. Für die Summen können Sie den Rechner für geleistete Arbeitszeit nutzen.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Dezimalstunden und hh:mm mischen in derselben Datei.
- Unklare Abwesenheiten („abwesend“ oder „Freistellung“, ohne zu sagen, welche): Jeder Code muss erkennbar sein.
- Daten nach dem Versand ändern, ohne es zu sagen. Ändert sich eine Zahl, informieren Sie den Berater und senden Sie den aktualisierten Zeitraum erneut: Zwei kursierende Versionen verursachen Fehler in der Gehaltsabrechnung.
- Salden, die nicht übereinstimmen, wenn ROL oder Urlaub im Stundenzettel verbucht, im Restsaldo aber nicht berücksichtigt sind.
- Teilzeitkräfte, die mit einem Vollzeitplan verglichen werden und deshalb als Auffälligkeit gemeldet werden.
- Neueintritte und Austritte vergessen, oder ihre genauen Daten.
So geht es mit Chrono Desk
In Chrono Desk hat der Lohn- und Arbeitsberater eine eigene Rolle: Er sieht die Stunden und Abwesenheiten des gesamten Unternehmens, ohne unter den Mitarbeitenden aufzutauchen. Der Bericht zeigt geleistete Stunden, Tage und Abwesenheiten nach Zeitraum und Mitarbeitenden und exportiert als CSV, eine Datei je Mitarbeiter in einem einzigen ZIP-Archiv. Der Berater liest und exportiert; Korrekturen nimmt der Administrator vor, danach exportieren Sie einfach erneut.
Davor berechnet der Stundenzettel die Stunden aus Beginn, Ende und Pause, und Urlaub und Abwesenheiten enthält individuelle Abwesenheitsarten (ROL eingeschlossen) mit Anspruch, genommen und Rest. Die CSV-Datei ist kein Standardformat von Lohnabrechnungssoftware: Fragen Sie Ihren Berater, was er braucht, und prüfen Sie gemeinsam, ob er sie lesen kann. Zu seiner Seite der Zusammenarbeit siehe die Seite für Lohn- und Arbeitsberater.
Möchten Sie es mit den Daten Ihres Unternehmens ausprobieren? Kontaktieren Sie uns.
Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt weder die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater noch die Regeln des geltenden Tarifvertrags.
