Esportare le ore per il consulente paghe: cosa serve e come controllarle

Il consulente del lavoro non vede come lavorano i tuoi dipendenti: vede solo i numeri che gli mandi. Se arrivano in ritardo, in formati diversi o con assenze generiche, il cedolino si ferma a chiedere chiarimenti o parte con un errore. Ecco cosa preparare ogni mese, come controllarlo prima dell’invio e quali sbagli evitare.

Cosa serve al consulente ogni mese

L’elenco preciso dipende dallo studio e dal CCNL: concordalo una volta e poi mandalo sempre uguale. Di solito servono:

• Ore lavorate per dipendente, con il totale del mese.
• Straordinari separati dalle ore ordinarie. Il D.Lgs. 66/2003 (art. 5, comma 5) dice che lo straordinario va computato a parte. Quanto vada suddiviso (diurno, notturno, festivo, ore in banca) lo stabilisce il CCNL: chiedilo al consulente. Vedi lavoro straordinario e banca ore.
• Assenze con la causale: ferie, ROL, permessi, malattia, maternità, permessi della Legge 104, a giorni o a ore secondo il caso.
• Part-time: ore settimanali e distribuzione dell’orario, perché il confronto tra ore previste e svolte si fa sul suo orario, non su quello pieno. Vedi part-time.
• Assunzioni e cessazioni del mese, con le date, e i cambi di orario o di contratto.
• La data di chiusura (cut-off): il giorno entro cui il mese è definitivo. Non c’è una data uguale per tutti, la fissate tu e lo studio.

Perché le causali contano: il LUL

Il consulente spesso tiene anche il Libro Unico del Lavoro, e il LUL nasce dagli stessi dati. L’art. 39 del D.L. 112/2008 prevede un calendario delle presenze con le ore effettuate ogni giorno, gli straordinari, le assenze (anche non retribuite), le ferie e i riposi (comma 2), da completare entro la fine del mese successivo (comma 3). Il D.M. 9 luglio 2008 (art. 1, comma 2) chiede per ogni presenza o assenza una causale «precisamente identificata e inequivoca». Per il Ministero del lavoro (circolare 20/2008) non basta annotare «assenza»: serve il motivo specifico, per esempio ferie o malattia, permesso o ROL a ore, e con le sigle serve una legenda. Se la causale manca nel tuo report, il consulente non può inventarla. Per il quadro completo leggi registro presenze e LUL.

Ore decimali o hh:mm

7 ore e 45 minuti sono 7,75 ore, non 7,45: i minuti si dividono per 60. Il guaio nasce quando in un file convivono i due formati e 7,45 viene letto come 7 ore e 27 minuti. Chiedi al consulente quale preferisce, usa sempre quello e decidi una sola regola per gli arrotondamenti. Per convertire c’è lo strumento ore e minuti in centesimi.

Checklist prima dell’invio

1. Il periodo coincide con il mese concordato, dal primo all’ultimo giorno.
2. Ci sono tutti i dipendenti, nuovi assunti compresi, e i cessati hanno la data di fine.
3. Nessun giorno vuoto: ogni giornata ha ore lavorate o un’assenza con la sua causale.
4. Per ogni persona, ore lavorate più ore di assenza fanno le ore previste dal suo orario.
5. Straordinari separati e già approvati.
6. I saldi di ferie, ROL e banca ore tornano con i movimenti del mese.
7. Un solo formato per le ore, in tutto il file.
8. Le correzioni sono fatte prima dell’invio, non dopo.

Esempio: il controllo su un dipendente

Novembre 2026, full-time da 8 ore, 21 giorni lavorativi: 168 ore previste. Dati inventati, a titolo di esempio.

Voce	Ore	Nota
Ore ordinarie lavorate	136
Ferie (F)	16	2 giorni
ROL (R)	8	a ore
Malattia (M)	8	1 giorno
Totale	168	torna con le ore previste
Straordinario	4	fuori dal conto, in una riga a parte

Se il totale fosse 160, mancherebbero 8 ore: un’assenza senza causale o un giorno non compilato. Per i totali puoi usare il calcolo delle ore lavorate.

Errori da evitare

1. Mescolare decimali e hh:mm nello stesso file.
2. Assenze generiche («assente», «permesso» senza dire quale): ogni causale va riconoscibile.
3. Modificare dopo l’invio senza dirlo. Se cambi un dato, avvisa il consulente e rimanda il periodo aggiornato: due versioni in giro creano errori in busta.
4. Saldi che non tornano, con ROL o ferie usati nel foglio ore ma non nel residuo.
5. Part-time confrontato con l’orario pieno, e quindi segnalato come anomalia.
6. Dimenticare assunzioni e cessazioni o le date esatte.

Come lo fa Chrono Desk

Con Chrono Desk il consulente del lavoro ha un ruolo dedicato: vede ore e assenze di tutta l’azienda, senza comparire tra il personale. Il report mostra ore lavorate, giorni e assenze per periodo e per dipendente, e si esporta in CSV, un file per dipendente in un unico archivio ZIP. Il consulente legge ed esporta; le correzioni le fa l’amministratore, poi basta esportare di nuovo.

A monte, il foglio ore calcola le ore da inizio, fine e pausa, e ferie e permessi tiene tipi di assenza su misura (ROL compresi) con spettante, usato e residuo. Il CSV non è un formato standard dei programmi paghe: chiedi al consulente cosa gli serve e controlla insieme che lo legga bene. Per il suo punto di vista, c’è la pagina per i consulenti del lavoro.

Vuoi provarlo con i dati della tua azienda? Contattaci.

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Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere del tuo consulente del lavoro né le regole del CCNL applicato.