Exportar las horas para su asesor laboral en Italia: qué enviar y cómo comprobarlo

El asesor laboral (consulente del lavoro, el profesional que suele encargarse de las nóminas de las empresas italianas) no puede ver cómo trabajan sus empleados: solo ve los números que usted le envía. Si llegan tarde, en formatos distintos o con ausencias imprecisas, la nómina se retrasa por las consultas o sale con un error. Esto es lo que debe preparar cada mes, cómo comprobarlo antes de enviarlo y qué errores evitar.

Qué necesita el asesor cada mes

La lista exacta depende del despacho y del CCNL (convenio colectivo nacional, contratto collettivo nazionale di lavoro): acuérdela una sola vez y envíe siempre los datos del mismo modo. Normalmente necesita:

• Las horas trabajadas por empleado, con el total del mes.
• Las horas extraordinarias separadas de las ordinarias. El D.Lgs. 66/2003 (art. 5, apdo. 5) establece que las horas extraordinarias deben computarse aparte. El CCNL fija hasta qué punto hay que desglosarlas (diurnas, nocturnas, festivas, llevadas a la bolsa de horas): pregunte a su asesor. Véanse las normas sobre horas extraordinarias y la bolsa de horas (banca ore).
• Las ausencias con su código: vacaciones, ROL, permisos, baja por enfermedad, maternidad, permisos de la Ley 104, en días o en horas según el caso.
• Tiempo parcial: las horas semanales y cómo se reparte el horario, porque las horas debidas y las trabajadas se comparan con ese horario y no con el de jornada completa. Véase el trabajo a tiempo parcial.
• Incorporaciones y salidas del mes, con sus fechas, y cualquier cambio de horario o de contrato.
• La fecha de cierre: el día en que el mes pasa a ser definitivo. No hay una fecha que valga para todos: la fijan usted y el despacho.

Por qué importan los códigos: el LUL

El asesor suele llevar también el LUL (Libro Unico del Lavoro, libro único del trabajo), que se construye con los mismos datos. El art. 39 del D.L. 112/2008 prevé un calendario de asistencia con las horas trabajadas cada día, las horas extraordinarias, las ausencias (incluso no retribuidas), los permisos y los descansos (apdo. 2), que debe completarse a más tardar al final del mes siguiente (apdo. 3). El Decreto ministerial de 9 de julio de 2008 (art. 1, apdo. 2) exige un código de causa para cada presencia o ausencia, «identificado con precisión e inequívoco». Según el Ministerio de Trabajo italiano (circular 20/2008), no basta con escribir «ausencia»: hace falta el motivo concreto, por ejemplo vacaciones o baja por enfermedad, o permisos o ROL en horas, y una leyenda si se usan abreviaturas. Si falta un código en su informe, el asesor no puede adivinarlo. Para ver el cuadro completo, lea el registro de asistencia y el LUL.

Horas decimales u hh:mm

7 horas y 45 minutos son 7,75 horas, no 7,45: los minutos se dividen entre 60. Los problemas empiezan cuando los dos formatos conviven en un mismo archivo y el 7,45 se lee como 7 horas y 27 minutos. Pregunte a su asesor cuál prefiere, utilice siempre ese y fije una única regla de redondeo. Para convertir, use el conversor de horas a decimales.

Lista de comprobación antes de enviar

1. El periodo coincide con el mes acordado, del primer al último día.
2. Están todos los empleados, incluidas las incorporaciones, y las salidas tienen fecha de fin.
3. No hay días vacíos: cada día tiene horas trabajadas o una ausencia con su código.
4. Para cada persona, las horas trabajadas más las horas de ausencia equivalen a las horas debidas según su horario.
5. Las horas extraordinarias están separadas y ya aprobadas.
6. Los saldos de vacaciones, ROL y bolsa de horas coinciden con los movimientos del mes.
7. Un único formato de horas en todo el archivo.
8. Las correcciones se hacen antes de enviar, no después.

Ejemplo: comprobación de un empleado

Noviembre de 2026, empleado a jornada completa con días de 8 horas, 21 días laborables: 168 horas debidas. Cifras inventadas, a modo de ilustración.

Concepto	Horas	Nota
Horas ordinarias trabajadas	136
Vacaciones (F)	16	2 días
ROL (R)	8	en horas
Baja por enfermedad (M)	8	1 día
Total	168	coincide con las horas debidas
Horas extraordinarias	4	fuera de la suma, en una línea aparte

Si el total fuera 160, faltarían 8 horas: una ausencia sin código o un día en blanco. Para los totales puede usar la calculadora de horas trabajadas.

Errores que conviene evitar

1. Mezclar decimales y hh:mm en el mismo archivo.
2. Ausencias imprecisas («ausente», o «permiso» sin decir cuál): todos los códigos deben ser reconocibles.
3. Cambiar los datos tras enviarlos sin avisar. Si una cifra cambia, comuníqueselo al asesor y reenvíe el periodo actualizado: dos versiones circulando provocan errores en las nóminas.
4. Saldos que no cuadran, con ROL o vacaciones usados en la hoja de horas pero no descontados del saldo restante.
5. Empleados a tiempo parcial comparados con un horario completo y, por tanto, señalados como anomalías.
6. Olvidar las incorporaciones y las salidas, o sus fechas exactas.

Cómo lo hace Chrono Desk

En Chrono Desk el asesor laboral tiene un rol específico: ve las horas y las ausencias de toda la empresa sin aparecer entre el personal. El informe muestra las horas trabajadas, los días y las ausencias por periodo y empleado, y se exporta a CSV, un archivo por empleado dentro de un único archivo ZIP. El asesor consulta y exporta; las correcciones las hace el administrador y, después, basta con volver a exportar.

Antes de eso, la hoja de horas calcula las horas a partir del inicio, el fin y la pausa, y vacaciones y ausencias recoge los tipos de ausencia personalizados (ROL incluido) con derecho, disfrutado y restante. El CSV no es un formato estándar de los programas de nóminas: pregunte a su asesor qué necesita y comprueben juntos que puede leerlo. Para conocer su lado de la historia, consulte la página para asesores laborales.

¿Quiere probarlo con los datos de su empresa? Hable con nosotros.

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Esta guía es meramente informativa y no sustituye el asesoramiento de su asesor laboral ni las normas del convenio colectivo aplicable.