Exporter les heures pour votre consultant du travail en Italie : quoi envoyer et comment le vérifier
Ce dont le consultant du travail a besoin chaque mois pour les bulletins et le LUL : heures, heures sup., absences codées, temps partiel, clôture. Checklist.
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Le consultant du travail (consulente del lavoro, le professionnel qui gère en général la paie des entreprises italiennes) ne voit pas comment travaillent vos salariés : il ne voit que les chiffres que vous lui envoyez. S’ils arrivent en retard, dans des formats différents ou avec des absences vagues, le bulletin de paie reste bloqué par des questions ou part avec une erreur. Voici ce qu’il faut préparer chaque mois, comment le vérifier avant l’envoi et quelles erreurs éviter.
Ce dont le consultant a besoin chaque mois
La liste exacte dépend du cabinet et de la convention collective (CCNL, contratto collettivo nazionale di lavoro, convention collective nationale) : convenez-en une fois, puis envoyez toujours les données de la même manière. En général, il lui faut :
- Les heures travaillées par salarié, avec le total du mois.
- Les heures supplémentaires séparées des heures ordinaires. Le décret législatif 66/2003 (art. 5, alinéa 5) prévoit que les heures supplémentaires doivent être comptabilisées à part. Jusqu’où il faut les ventiler (jour, nuit, jour férié, heures mises en banque) est fixé par la CCNL : demandez à votre consultant. Voir heures supplémentaires en Italie et banque d’heures.
- Les absences avec leur code : congés, ROL (riduzione orario di lavoro, réduction du temps de travail), permissions, arrêt maladie, maternité, congés de la loi 104, en jours ou en heures selon le cas.
- Le temps partiel : les heures hebdomadaires et la répartition de l’horaire, car les heures dues et les heures travaillées sont comparées à cet horaire, et non à un temps plein. Voir temps partiel en Italie.
- Les embauches et les départs du mois, avec les dates, ainsi que tout changement d’horaire ou de contrat.
- La clôture : le jour où le mois devient définitif. Il n’existe pas de date qui convienne à tout le monde : vous la fixez avec le cabinet.
Pourquoi les codes comptent : le LUL
Le consultant tient souvent aussi le Libro Unico del Lavoro (LUL, registre unique du travail), qui se construit à partir des mêmes données. L’art. 39 du décret-loi 112/2008 prévoit un calendrier des présences avec les heures travaillées chaque jour, les heures supplémentaires, les absences (même non rémunérées), les congés et les repos (alinéa 2), à remplir avant la fin du mois suivant (alinéa 3). Le décret ministériel du 9 juillet 2008 (art. 1, alinéa 2) exige pour chaque présence ou absence un code de motif « précisément identifié et univoque ». Selon le ministère du Travail (circulaire 20/2008), il ne suffit pas d’écrire « absence » : il faut le motif précis, par exemple congés ou arrêt maladie, ou permission ou ROL en heures, et une légende si l’on utilise des abréviations. Si un code manque dans votre rapport, le consultant ne peut pas le deviner. Pour une vue d’ensemble, lisez registre des présences et LUL.
Heures décimales ou hh:mm
7 heures 45 minutes font 7,75 heures, et non 7,45 : on divise les minutes par 60. Les ennuis commencent quand les deux formats cohabitent dans un même fichier et que 7,45 est lu comme 7 heures 27 minutes. Demandez à votre consultant quel format il préfère, utilisez toujours celui-là et fixez une seule règle d’arrondi. Pour convertir, utilisez le convertisseur d’heures en décimal.
Liste de contrôle avant l’envoi
- La période correspond au mois convenu, du premier au dernier jour.
- Tous les salariés sont présents, embauches du mois comprises, et les départs ont une date de fin.
- Aucun jour vide : chaque jour comporte des heures travaillées ou une absence avec son code.
- Pour chaque personne, les heures travaillées plus les heures d’absence égalent les heures dues selon son horaire.
- Les heures supplémentaires sont séparées et déjà approuvées.
- Les soldes de congés, de ROL et de banque d’heures correspondent aux mouvements du mois.
- Un seul format d’heures dans tout le fichier.
- Les corrections sont faites avant l’envoi, pas après.
Exemple : vérifier un salarié
Novembre 2026, salarié à temps plein sur des journées de 8 heures, 21 jours ouvrés : 168 heures dues. Chiffres inventés, à titre d’illustration.
| Élément | Heures | Remarque |
|---|---|---|
| Heures ordinaires travaillées | 136 | |
| Congés (F) | 16 | 2 jours |
| ROL (R) | 8 | en heures |
| Arrêt maladie (M) | 8 | 1 jour |
| Total | 168 | correspond aux heures dues |
| Heures supplémentaires | 4 | hors somme, sur une ligne à part |
Si le total était de 160, il manquerait 8 heures : une absence sans code ou un jour laissé vide. Pour les totaux, vous pouvez utiliser le calculateur d’heures travaillées.
Erreurs à éviter
- Mélanger décimales et hh:mm dans le même fichier.
- Des absences vagues (« absent », ou « permission » sans préciser laquelle) : chaque code doit être reconnaissable.
- Modifier les données après l’envoi sans le dire. Si un chiffre change, prévenez le consultant et renvoyez la période mise à jour : deux versions qui circulent provoquent des erreurs de bulletin.
- Des soldes qui ne correspondent pas, avec des ROL ou des congés utilisés sur la feuille de temps mais pas dans le solde restant.
- Des salariés à temps partiel comparés à un horaire à temps plein, et donc signalés comme anomalies.
- Oublier les embauches et les départs, ou leurs dates exactes.
Comment Chrono Desk s’y prend
Dans Chrono Desk, le consultant du travail dispose d’un rôle dédié : il voit les heures et les absences de toute l’entreprise sans figurer parmi le personnel. Le rapport présente les heures travaillées, les jours et les absences par période et par salarié, et s’exporte en CSV, un fichier par salarié dans une seule archive ZIP. Le consultant lit et exporte ; les corrections sont faites par l’administrateur, après quoi il suffit d’exporter à nouveau.
En amont, la feuille de temps calcule les heures à partir du début, de la fin et de la pause, et les congés et absences gèrent des types d’absence personnalisés (ROL compris) avec droits, jours pris et solde. Le CSV n’est pas un format standard des logiciels de paie : demandez à votre consultant ce dont il a besoin et vérifiez ensemble qu’il peut le lire. Pour son point de vue, voir la page pour les consultants du travail.
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Ce guide est fourni à titre informatif et ne remplace pas les conseils de votre consultant du travail ni les règles de la convention collective applicable.
