Homeoffice in Italien: Anwesenheit und Arbeitszeit erfassen
Homeoffice und Arbeitszeit in Italien: Was das Gesetz 81/2017 regelt, was in die Vereinbarung gehört und wie Sie die Arbeitsstunden erfassen.
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Beim Homeoffice arbeiten die Mitarbeitenden ganz oder teilweise außerhalb des Büros. Der Ort ändert sich, doch der Bedarf bleibt: Sie müssen wissen, wie viele Stunden gearbeitet wurden und an welchen Tagen aus der Ferne gearbeitet wurde. Hier erfahren Sie, was das Gesetz vorsieht und wie Sie sich organisieren.
Was das Gesetz sagt
In Italien ist Smart Working (lavoro agile) im Gesetz 81/2017 geregelt. Die wichtigsten Punkte:
- Es beruht auf einer schriftlichen Einzelvereinbarung zwischen dem Unternehmen und der jeweiligen Person;
- die Arbeit wird ohne starre Vorgaben zu Arbeitszeit und Arbeitsort geleistet, jedoch innerhalb der Höchstgrenzen der täglichen und wöchentlichen Arbeitszeit, die Gesetz und Tarifvertrag festlegen;
- die Vereinbarung muss unter anderem die Ruhezeiten sowie Maßnahmen regeln, die das Abschalten von den Arbeitsmitteln sicherstellen;
- die Mitarbeitenden haben Anspruch auf gleiche Vergütung und Behandlung wie Beschäftigte vor Ort;
- das Unternehmen muss die Vereinbarungen elektronisch dem Arbeitsministerium melden.
Auch die Pflicht zum Schutz von Gesundheit und Sicherheit bleibt bestehen: Jedes Jahr übergibt das Unternehmen den Mitarbeitenden im Homeoffice und dem Arbeitnehmervertreter für Sicherheit eine schriftliche Information über die Risiken.
Was in die Vereinbarung gehört
Eine gute Homeoffice-Vereinbarung klärt auf einfache Weise:
- an welchen Tagen aus der Ferne gearbeitet wird (fest, im Wechsel, auf Anfrage);
- Erreichbarkeitszeiten und Zeiten des Abschaltens;
- wie die Arbeitszeit erfasst wird und wer sie prüft;
- welche Ausstattung das Unternehmen stellt;
- wie Abwesenheiten, Urlaub und Krankheit gemeldet werden.
Arbeitszeit im Homeoffice erfassen
Die Schwierigkeit: Niemand sieht, wann ein Kollege anfängt und aufhört. Deshalb hilft eine einfache Methode, die für alle gleich ist:
- ein Online-Nachweis, erreichbar über Browser und Smartphone, ohne etwas zu installieren;
- die Mitarbeitenden tragen Beginn, Ende und Pause des Tages ein oder nur die Gesamtstunden;
- der Arbeitsort steht in den Notizen, zum Beispiel „Homeoffice“ oder „Büro“;
- Urlaub und Freistellung stehen im selben Nachweis, sodass der Monat vollständig ist.
Weniger Papierkram, weniger E-Mails und weniger Zweifel an den Monatsstunden. Einen Gesamtüberblick bietet der Leitfaden zu Stundenzetteln für Mitarbeitende.
Fehler, die Sie vermeiden sollten
- Nur mündliche Vereinbarungen, die den gesetzlichen Anforderungen nicht genügen.
- Keine Erfassung der Arbeitszeit bei Beschäftigten im Homeoffice: Auch für diese Arbeitszeit gelten die gesetzlichen Grenzen.
- Geschätzte Stunden: „9 bis 18 Uhr an jedem Tag“, einmal für den ganzen Monat eingetragen.
- Urlaubs- und Homeoffice-Tage ohne Unterscheidung in einem Kalender vermischt.
So geht es mit Chrono Desk
Chrono Desk läuft im Browser, auch auf dem Smartphone:
- Die Mitarbeitenden erfassen Beginn, Ende und Pause von zu Hause oder aus dem Büro, mit einer Notiz zu jeder Schicht (zum Beispiel „Homeoffice“);
- „Monat ausfüllen“ füllt den Stundenzettel anhand des individuellen Arbeitsplans, und nur Ausnahmen müssen korrigiert werden;
- Urlaub, Freistellung und Krankheitstage stehen an einem Ort, mit stets aktuellen Salden;
- der Lohn- und Arbeitsberater (consulente del lavoro) lädt die Berichte nach Zeitraum herunter.
Zum Ausprobieren fordern Sie eine Demo an.
Dieser Leitfaden dient nur der Information und ersetzt weder die Beratung durch Ihren Lohn- und Arbeitsberater noch die Regeln Ihres Tarifvertrags.
