Smart working: come tenere traccia di presenze e orari

Con lo smart working il dipendente lavora, in tutto o in parte, fuori dall’ufficio. Cambia il luogo, ma non cambia la necessità di sapere quante ore sono state lavorate e quali giorni sono stati svolti da remoto. Vediamo cosa dice la legge e come organizzarsi.

Cosa prevede la legge

In Italia il lavoro agile è regolato dalla Legge 81/2017. Gli elementi principali:

• si basa su un accordo individuale scritto tra azienda e lavoratore;
• la prestazione si svolge senza precisi vincoli di orario o di luogo, ma entro i limiti di durata massima dell’orario giornaliero e settimanale previsti da legge e contratto collettivo;
• l’accordo deve disciplinare, tra le altre cose, i tempi di riposo e le misure per assicurare la disconnessione dagli strumenti di lavoro;
• il lavoratore ha parità di trattamento economico e normativo rispetto a chi lavora in sede;
• l’azienda deve comunicare gli accordi in via telematica al Ministero del Lavoro.

Anche l’obbligo di tutelare la salute e sicurezza resta: ogni anno l’azienda consegna al lavoratore agile e al rappresentante per la sicurezza un’informativa scritta sui rischi.

Cosa mettere nell’accordo

Un buon accordo di lavoro agile chiarisce, in modo semplice:

1. quali giorni si lavora da remoto (fissi, a rotazione, a richiesta);
2. fasce di contattabilità e di disconnessione;
3. come si registrano le ore, e chi controlla;
4. quali strumenti fornisce l’azienda;
5. come si comunicano assenze, ferie e malattia.

Registrare le ore di chi lavora da remoto

La difficoltà è che nessuno vede quando il collega comincia e finisce. Per questo conviene un metodo semplice e uguale per tutti:

• registro online accessibile da browser e smartphone, senza installare nulla;
• il dipendente inserisce inizio, fine e pausa della giornata, oppure il totale delle ore;
• si distingue la sede nelle note, per esempio «smart working» o «in ufficio»;
• ferie e permessi stanno nello stesso registro, così il mese è completo.

Meno burocrazia, meno e-mail e meno dubbi sulle ore del mese. Per la parte generale leggi la guida sul foglio ore dei dipendenti.

Errori da evitare

1. Accordi solo verbali, che non rispettano la legge.
2. Nessun registro delle ore per chi lavora da casa: l’orario resta soggetto ai limiti di legge.
3. Ore a stima: «9–18 tutti i giorni» scritto una volta per tutto il mese.
4. Ferie e smart working mescolati nello stesso calendario, senza distinzione.

Come lo fa Chrono Desk

Chrono Desk funziona dal browser, anche da smartphone:

• il dipendente registra inizio, fine e pausa da casa o dall’ufficio, con una nota per ogni turno (per esempio «smart working»);
• con «Compila il mese» il foglio si riempie in base all’orario personalizzato e si correggono solo le eccezioni;
• ferie, permessi e malattia stanno nello stesso posto, con saldi sempre aggiornati;
• il consulente scarica i report per periodo.

Se vuoi provare, richiedi una demo.

---

Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere del tuo consulente del lavoro né le regole del CCNL applicato.