Congés non pris en Italie : délais, cotisations et indemnités

En fin d’année, beaucoup d’entreprises découvrent des salariés avec des semaines de congés non pris. Ce n’est pas qu’un problème d’organisation : en Italie, les congés non pris obéissent à des délais stricts, entraînent des cotisations et peuvent donner lieu à des amendes. Voici les règles et comment éviter d’accumuler du retard.

Quand les congés doivent être pris

Le décret législatif 66/2003, art. 10, garantit au moins quatre semaines de congés payés par an et fixe deux délais :

• au moins deux semaines durant l’année où ils s’acquièrent, consécutives si le salarié le demande ;
• les deux autres semaines dans les 18 mois suivant la fin de l’année où ils se sont acquis.

Exemple : pour les congés acquis en 2026, au moins deux semaines doivent être prises au plus tard le 31 décembre 2026, et le reste au plus tard le 30 juin 2028. La convention collective nationale (CCNL) peut fixer des délais différents pour les congés au-delà du minimum légal.

C’est l’employeur qui fixe la date des congés, en conciliant les besoins de l’entreprise et l’intérêt du salarié (Code civil italien, art. 2109). Il appartient donc à l’entreprise de veiller à ce que les congés soient effectivement pris.

Peuvent-ils être payés au lieu d’être pris ?

Pour le minimum légal de quatre semaines, non : il ne peut pas être remplacé par un paiement tant que le contrat se poursuit. Les congés sont destinés au repos et à la récupération, et ce droit n’est pas susceptible de renonciation (art. 36 de la Constitution italienne).

Il y a deux exceptions :

• à la fin du contrat, les congés acquis et non pris sont payés sous forme d’une indemnité compensatrice ;
• les congés au-delà du minimum légal accordés par la convention collective peuvent être payés si la convention le permet.

Selon la jurisprudence européenne et italienne, un salarié ne perd ses congés non pris que si l’entreprise prouve qu’elle l’a formellement invité à les prendre, en l’avertissant qu’il les perdrait à défaut.

Cotisations sur les congés non pris

Si les congés ne sont pas pris dans le délai de 18 mois, l’entreprise doit verser à l’INPS (l’institut national de la sécurité sociale) les cotisations sur la rémunération correspondante, alors même qu’elle ne verse pas encore ce montant au salarié. Lorsque les congés sont pris par la suite, les cotisations déjà versées sont récupérées.

Concrètement, un retard de congés signifie des cotisations versées par anticipation et un surcroît de travail administratif pour le consultant du travail (consulente del lavoro).

Amendes

Le non-respect des règles sur les congés est sanctionné par une amende administrative par salarié concerné, qui augmente si plus de 5 ou plus de 10 salariés sont touchés, ou si l’infraction se répète sur plusieurs années (décret législatif 66/2003, art. 18-bis). Les congés non pris font partie des points que les inspecteurs du travail vérifient le plus souvent.

Comment éviter le retard

1. Planifiez les congés dès le début de l’année, avec un planning partagé par service.
2. Tenez les soldes à jour chaque mois, et visibles aussi par les salariés.
3. Signalez à temps toute personne qui approche du délai de 18 mois, et invitez-la par écrit à planifier ses congés.
4. Vérifiez le report de l’an dernier : c’est là que se cachent les retards.

Pour calculer les congés acquis et restants d’un salarié, utilisez notre calculateur de congés acquis gratuit.

Comment Chrono Desk s’y prend

Avec Chrono Desk, chaque salarié voit en temps réel ses congés acquis, pris et restants, y compris le report de l’an dernier. Les demandes se font depuis l’application et le responsable les approuve d’un clic, tandis que le calendrier des absences montre qui est absent et quand. Les retards apparaissent ainsi avant de devenir un problème.

Pour le voir avec les données de votre entreprise, demandez une démo.

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Ce guide est fourni à titre informatif et ne remplace ni l’avis de votre consultant du travail ni les règles de la convention collective applicable.