Controlo de assiduidade e privacidade em Itália: o que a entidade patronal pode fazer

Registar a assiduidade é um dever de gestão, mas os dados dos trabalhadores são protegidos por duas fontes: o Estatuto dos Trabalhadores (Statuto dei lavoratori), sobre o controlo à distância, e o RGPD (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados), sobre os dados pessoais. Este guia resume o que exigem, quando é necessário um acordo e o que evitar.

O que diz o art. 4 do Estatuto dos Trabalhadores

O art. 4 da Lei 300/1970, reescrito pelo art. 23 do decreto legislativo 151/2015, abrange três casos:

• N.º 1: os instrumentos dos quais resulte também o controlo à distância da atividade dos trabalhadores só podem ser utilizados por necessidades organizativas e produtivas, de segurança no trabalho e de proteção do património da empresa. São instalados após um acordo coletivo com as representações sindicais da empresa (RSU ou RSA) ou, na sua falta, com autorização da INL (inspeção do trabalho italiana, Ispettorato nazionale del lavoro).
• N.º 2: esta regra «não se aplica aos instrumentos utilizados pelo trabalhador para realizar a prestação de trabalho nem aos instrumentos de registo dos acessos e das presenças» (tradução nossa).
• N.º 3: as informações recolhidas podem ser utilizadas para todos os fins ligados à relação de trabalho, desde que o trabalhador seja adequadamente informado sobre a forma de utilização dos instrumentos e a realização dos controlos, e no respeito do decreto legislativo 196/2003 (o código da privacidade, cujo art. 114 confirma o art. 4).

Na prática, um instrumento que se limita a registar o tempo de trabalho enquadra-se no n.º 2. Mas a exceção diz respeito ao registo da assiduidade: funções adicionais, como a localização, podem fazer com que o instrumento volte a enquadrar-se no n.º 1.

Opiniões, RGPD e aviso de privacidade

O art. 8 do Estatuto proíbe a entidade patronal de investigar, diretamente ou através de terceiros, as opiniões políticas, religiosas ou sindicais e os factos não relevantes para avaliar a aptidão profissional; o código da privacidade (art. 113) confirma-o. Por isso, nada de campos ou notas para recolher dados que não sejam necessários para gerir as horas.

O RGPD (Regulamento (UE) 2016/679) acrescenta os princípios do art. 5:

• licitude, lealdade e transparência, com uma base jurídica para o tratamento (art. 6);
• minimização dos dados: dados adequados, pertinentes e limitados ao necessário;
• limitação da conservação: não mais do que o necessário para a finalidade;
• segurança adequada.

O aviso de privacidade (informativa, art. 13) deve indicar quem trata os dados, para que fim e durante quanto tempo são conservados, ou segundo que critérios se fixa o prazo. O art. 88 permite aos Estados-Membros fixar regras mais específicas sobre os dados dos trabalhadores: em Itália, tratam do assunto, entre outros, o Estatuto e o código da privacidade.

Biometria: a autoridade diz que não

As impressões digitais e o reconhecimento facial são dados biométricos, uma categoria especial (art. 9 do RGPD). Segundo a autoridade italiana de proteção de dados (Garante privacy):

• na sua decisão de 26 de fevereiro de 2026 (n.º 122), que aplicou a uma cooperativa uma coima de 15 000 € por causa das impressões digitais de seis trabalhadores, escreveu que a lei atual «não permite o tratamento de dados biométricos dos trabalhadores» para registar a assiduidade, e que os mesmos objetivos podem ser alcançados com instrumentos menos invasivos (tradução nossa). Proibiu o tratamento e ordenou a eliminação dos dados;
• na sua newsletter de 25 de junho de 2025, recordou que o consentimento dos trabalhadores não é, em regra, uma base válida no local de trabalho;
• em 2024, aplicou coimas a cinco empresas pelo reconhecimento biométrico da assiduidade num local de tratamento de resíduos (de 2 000 a 70 000 €), indicando os cartões de identificação como alternativa.

Geolocalização de cartões e aplicações

A circular 2/2016 da INL trata o GPS como um instrumento adicional, não utilizado «principal e essencialmente» para realizar o trabalho, pelo que é necessário um acordo ou uma autorização (n.º 1). Na sua decisão de 9 de janeiro de 2020 sobre o sistema de gestão de pessoal de um grande operador, a autoridade considerou não conforme o controlo contínuo da posição dos trabalhadores e pediu um ícone que indique quando a localização está ativa. Se pretende localizar as pessoas que registam a entrada, comece por um acordo, um aviso e uma avaliação do seu DPO (encarregado da proteção de dados).

Lista de verificação para a entidade patronal

1. Aviso de privacidade entregue antes da utilização, com as finalidades, os prazos de conservação, os direitos e as instruções sobre a forma de utilização do instrumento (art. 4, n.º 3).
2. Base jurídica identificada com o DPO ou o consultor, sem recorrer ao consentimento.
3. Minimização: apenas os dados necessários (início, fim, pausa, ausências).
4. Sem dados biométricos para a assiduidade.
5. Localização apenas com acordo ou autorização e uma avaliação prévia.
6. Acesso por perfil: cada pessoa vê apenas o que lhe é necessário.
7. Conservação definida: o LUL (Libro Unico del Lavoro, livro único do trabalho) tem os seus próprios prazos; para os restantes dados, escolha e documente um prazo.
8. Pedidos de acesso: os trabalhadores podem pedir uma cópia dos seus dados (art. 15 do RGPD), com resposta no prazo de um mês.

Perguntas ao fornecedor: que dados recolhe, quem pode aceder-lhes, onde são guardados, durante quanto tempo, como são eliminados e exportados, e como define por escrito o seu papel perante si, uma vez que o responsável pelo tratamento é a empresa.

Erros a evitar

1. Presumir que registar a entrada basta e dispensar o aviso de privacidade.
2. Ativar a localização ou outras funções de controlo sem um acordo.
3. Pedir consentimento para dados biométricos: não os torna lícitos.
4. Dar a todos acesso a tudo, incluindo os dados dos colegas.
5. Guardar tudo para sempre, sem prazo de conservação.

Como o Chrono Desk o faz

O Chrono Desk regista as horas na folha de horas: início, fim e pausa ou apenas o total, com uma nota por turno.

• Quatro perfis, cada um com as suas permissões: os trabalhadores veem os seus dados, os responsáveis os da sua equipa, os administradores e o consultor do trabalho os da empresa; os recibos de vencimento só são visíveis para o trabalhador, os administradores e o consultor;
• início de sessão com RoxPay SSO, sem palavras-passe;
• relatórios por período que se exportam para CSV.

O aviso de privacidade, a base jurídica e os prazos de conservação continuam a ser escolhas da empresa. Para o ver na prática, fale connosco. Se parte da equipa trabalha à distância, leia também o nosso guia sobre o teletrabalho e o registo de horas.

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Este guia tem fins meramente informativos e não substitui o aconselhamento do seu consultor do trabalho (consulente del lavoro), do seu DPO nem as regras do seu contrato coletivo.