Modelo de folha de presenças em Excel gratuito: descarregue a folha mensal

Se hoje regista as horas dos seus trabalhadores numa folha de cálculo, eis um modelo já pronto para descarregar e usar: gratuito, em formato Excel e sem macros. Calcula sozinho as horas de cada dia e o total do mês, incluindo as pausas e os turnos de noite.

Descarregue o modelo

Descarregar o modelo (Excel, .xlsx)

É uma folha para um trabalhador e um mês. Para outro mês, altere o ano e o mês no topo; para outro trabalhador, guarde uma cópia.

O que contém

• Ano e mês: as datas e os dias da semana preenchem-se sozinhos, com os fins de semana destacados.
• Para cada dia: início, fim, pausa em minutos, tipo de ausência (férias, ROL, licença, doença, feriado, outro) e notas.
• Horas trabalhadas: calculadas automaticamente em horas e minutos. Se o fim for anterior ao início, como num turno de noite das 22:00 às 6:00, a folha considera que o turno termina no dia seguinte.
• No fim: total em horas e minutos, total em horas decimais, dias trabalhados, horas previstas no contrato e a diferença.

Como usar

1. Escreva o nome do trabalhador, o ano e o mês.
2. Indique as horas semanais do contrato e quantos feriados nacionais calham em dias úteis no mês. Para a lista, use o calendário de feriados.
3. Em cada dia, escreva o início e o fim no formato 09:00 e a pausa em minutos.
4. Nos dias de ausência, escolha o tipo na lista e deixe o início e o fim em branco.
5. No fim do mês, leia os totais no fim da página.

Exemplo

Dia	Início	Fim	Pausa	Horas trabalhadas
Segunda-feira	09:00	18:00	60 min	8:00
Terça-feira (noite)	22:00	06:00	0 min	8:00
Quarta-feira	08:30	13:00	15 min	4:15
Total				20:15, ou seja, 20,25 horas decimais

As horas decimais são as que se multiplicam por um valor/hora: 4 horas e 15 minutos são 4,25 horas, e não 4,15. Para converter outros valores, use o conversor de horas e minutos.

As horas previstas do modelo contam os dias de segunda a sexta-feira do mês, menos os feriados que indicar, multiplicados por um quinto das horas semanais. Os valores são indicativos: o horário efetivo, as licenças e as regras de cálculo dependem do CCNL (contrato coletivo nacional de trabalho, contratto collettivo nazionale di lavoro) aplicável.

Os limites de uma folha de Excel

Uma folha de cálculo serve para um pequeno número de trabalhadores, mas tem limites:

• Sem verificações: não avisa de pausas ou descansos em falta e não compara um dia com o anterior.
• Erros de digitação: uma hora escrita incorretamente altera os totais sem que ninguém repare.
• Várias versões: cada trabalhador e cada mês são um ficheiro à parte, que é preciso recolher e arquivar.
• Férias e licenças noutro lado: os saldos estão noutro ficheiro e são atualizados à mão.
• Não é o Libro Unico del Lavoro: o LUL (livro único do trabalho) regista as horas e as ausências dia a dia com códigos de causa inequívocos (decreto-lei 112/2008, art. 39) e costuma ser mantido pelo consultor do trabalho (consulente del lavoro). A folha pode ser a fonte dos dados, mas não o substitui. Veja o guia Registo de presenças em Itália: o que a lei exige.

Para ver como organizar a folha de horas e o que o seu consultor precisa no fim do mês, leia também Folhas de horas dos trabalhadores em Itália e Exportar horas para o seu consultor do trabalho em Itália.

Quando passar para uma ferramenta de gestão

Quando os ficheiros se multiplicam, faz sentido usar uma ferramenta de gestão. Com o Chrono Desk, cada trabalhador regista o início e o fim com a pausa, ou apenas o total de horas, a partir do navegador; as horas são calculadas automaticamente. As férias e ausências mostram sempre atualizados o direito, os dias gozados e o saldo, e o consultor do trabalho descarrega os relatórios em CSV. Para uma comparação direta, veja Chrono Desk vs Excel.

Quer ver como funciona com a sua equipa? Fale connosco.

---

Este guia tem caráter meramente informativo e não substitui o aconselhamento do seu consultor do trabalho nem as regras do CCNL aplicável.