Malattia dei dipendenti: come gestirla e registrarla

Quando un dipendente si ammala, l’azienda deve sapere tre cose: che cosa fare subito, come registrare l’assenza e come comportarsi con il consulente del lavoro. Ecco il quadro generale, con un avvertimento: il trattamento economico e molti dettagli dipendono dal CCNL applicato.

Cosa deve fare il dipendente

1. Avvisare l’azienda il prima possibile, di norma prima dell’inizio dell’orario di lavoro e nei modi previsti dal CCNL o dal regolamento aziendale.
2. Andare dal medico, che redige il certificato di malattia in via telematica e lo trasmette all’INPS. Il lavoratore non consegna più un certificato cartaceo.
3. Comunicare il numero di protocollo del certificato al datore di lavoro, che può così consultarlo sul sito dell’INPS.

Cosa deve fare l’azienda

• Registrare l’assenza con il tipo corretto («malattia», non «permesso») e le date, e aggiornarla se la prognosi viene prolungata.
• Non conteggiarla come ferie. La malattia non riduce il saldo ferie.
• Comunicare il dato al consulente a fine mese, insieme alle altre assenze.

Visite fiscali e fasce di reperibilità

Il lavoratore in malattia deve essere reperibile durante le fasce orarie in cui possono arrivare i controlli. Per il settore privato sono le fasce 10–12 e 17–19, tutti i giorni compresi domeniche e festivi. Alcune situazioni (per esempio gravi patologie o cause di servizio) danno diritto a esoneri. Il controllo può essere richiesto dal datore di lavoro all’INPS.

Trattamento economico e comporto

• Per i primi tre giorni (carenza) l’indennità INPS non è dovuta; in molti CCNL è però l’azienda a pagare qualcosa.
• Dal quarto giorno l’indennità è a carico dell’INPS, spesso integrata dal datore secondo il CCNL.
• Il periodo di comporto è il tempo massimo di malattia durante il quale il posto di lavoro è protetto: lo stabilisce il CCNL. Superarlo può avere conseguenze, quindi va monitorato.

Per questo è importante contare con precisione i giorni di malattia di ogni persona nell’anno.

Gli errori più comuni

1. Malattia registrata come ferie o permesso, che consuma saldi che non dovrebbe consumare.
2. Date non aggiornate quando la prognosi viene prolungata.
3. Nessun controllo del comporto, scoperto troppo tardi.
4. Assenze fuori dal foglio ore, con il rischio che le ore del mese non tornino. Su come tenere insieme ore e assenze leggi la guida sul foglio ore.

Come lo fa Chrono Desk

In Chrono Desk la malattia è un tipo di assenza a sé, gestibile in giorni o in ore:

• la malattia non tocca il saldo ferie, perché i tipi di assenza hanno saldi separati;
• compare nel calendario assenze del team e nel foglio ore;
• il consulente del lavoro trova i giorni di assenza nei report per periodo e per dipendente.

Se vuoi capire come impostare anche ferie e permessi, leggi la guida su ferie e permessi oppure parlaci del tuo caso.

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Questa guida ha scopo informativo e non sostituisce il parere del tuo consulente del lavoro né le regole del CCNL applicato.